Als Secretaresse binnen de groep Plant Production Systems ondersteun je zowel het onderwijs als het onderzoek. Met jouw communicatieve vaardigheden en gevoel voor verbinding vervul jij een spilfunctie binnen deze internationaal georiënteerde groep, als onderdeel van de Plant Sciences Group binnen WUR.

Je werkzaamheden als secretaresse bestaan onder andere uit:

• Ondersteuning van de processen rondom het onderwijs, zoals de invoer van cijfers.
• Ondersteuning van medewerkers en (internationale) studenten, bijvoorbeeld bij vragen over verlof, verzuim, bestellingen, declaraties en andere administratieve zaken.
• Agendabeheer leerstoelgroep en verslaglegging van bijeenkomsten van de groep
• Het maken van inkooporders; Bestellen van kantoorbenodigdheden; boeken van buitenlandse reizen.
• Registreren van publicaties, opmaken van publicatielijsten en archivering.
• Zaalreserveringen; Organiseren van kleine bijeenkomsten en congressen; Plannen en organiseren van diverse interne en externe evenementen binnen de leerstoelgroep zoals voorlichtingsdagen, vergaderingen, cursussen, rondleidingen, afstudeerpraatjes, colloquia, recepties, symposia en congressen, excursie; en/of ondersteuning hierbij.
• Registreren, muteren en beheren van ongeveer 20 PhD studenten binnen de leerstoelgroep in het online “Hora Finita” systeem, waaronder het boeken van promoties, opponenten toevoegen, bewaken en plannen Go/NoGo gesprekken, bewijs van registratie uitreiken voor huisvesting, verlengen van periode indien nodig, commissie aanpassen etc. Voor buitenlandse PhD-ers ook het bewaken van de diplomawaardering en het aanmelden bij het Expat Centre bij aanstelling en verlenging.

Samen met jouw directe collega die het secretariaat coördineert draag je zorg voor het goed functioneren van het secretariaat en het afstemmen van de taken.

Je bent een enthousiaste teamspeler. Nauwkeurigheid in administratie, cijfermatig inzicht, zelfstandigheid en het vermogen om bij ad-hoc zaken en vragen prioriteiten te stellen zijn belangrijke kwaliteiten die je bezit, evenals uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Je bent daadkrachtig, neemt graag initiatief, kunt een veelheid van diverse taken aan en de processen binnen een dynamische organisatie monitoren en daarop anticiperen.

Daarnaast beschik jij als secretaresse over:

• Een MBO+ werk- en denkniveau. Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie heeft een pré.
• Uitgebreide kennis van de MS Office programma's Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint.
• Behendigheid met online communicatiemiddelen en WUR gerelateerde automatiseringspakketten zoals SharePoint, ProQme, Hora Finita en Pure heeft een pré.

In onze internationale werkomgeving is het belangrijk dat je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels. Mocht je Engels niet helemaal op niveau zijn, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum Wageningen in’to Language.

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, maar wél solide werkervaring hebben, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra vakantie / compensatie uren op te bouwen;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via het ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2.618,- tot maximaal € 3.298,- bruto bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 6). Bovendien is een aanstelling van 0.6 tot 1.0 fte bespreekbaar. Dit betreft een functie voor langere tijd. In eerste instantie bieden wij een jaar contract. Wij hebben de intentie om bij wederzijds enthousiasme de arbeidsovereenkomst om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.
Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 18e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit” van Nederland.

Wageningen University & Research

Wageningen University & Research
De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.200 medewerkers (6.400 fte) en 13.200 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Hier ga je werken
Informatie over de leerstoelgroep waar je komt te werken vind je op onze website: https://www.wur.nl/en/research-results/chair-groups/plant-sciences/laboratory-of-plant-production-systems.htm

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.