De werkzaamheden
De Executive Secretary van het Instituut voor Biologie (IBL) in Leiden is degene die de agenda, de mailboxen en de bereikbaarheid voor de Wetenschappelijk Directeur beheert, en de WD verder ook assisteert bij de planning en organisatie van de (vele!) werkzaamheden, nationaal en internationaal. Dit is circa 70% van je werk; voor de overige 30% ben je de vaste ondersteuner die de planning en verslaglegging van bijeenkomsten van o.a. het Instituutsbestuur en MT op zich neemt. Je wordt geplaatst in het IBL Office, waar diverse ondersteunende taken op allerlei bedrijfsvoeringgebied liggen. Je werkt nauw samen met deze collega’s.

Je concrete verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Complex en compleet agenda- en mailboxbeheer van de WD
• Plannen en organiseren van de dagindeling, reizen en werkzaamheden van de WD
• Voorbereiding en verzorgen van de benodigde documentatie voor bestuurlijke overleggen
• Notuleren tijdens bepaalde bestuurlijke overleggen
• Afstemming binnen het IBL Office team bij taakverdeling, onderlinge vervanging, incidentele ondersteuning bij events

Wat vraagt deze functie?

• HBO werk- en denkniveau;
• ervaring in een hectische omgeving, kennis van het academische veld strekt tot aanbeveling
• Uitstekend Nederlands in woord en geschrift op C2-niveau, en Engels op minimaal C1-niveau
• Een ware Office-tijger: Outlook, Word, Excel, Powerpoint gebruik je goed en met gemak, daarnaast ben je handig met conference calls, presentatietools en heb je wellicht ook nog een vlotte pen
• Je staat stevig in je schoenen en kan met humor zaken naar je hand zetten
• Je hebt een goede sociale antenne voor wat de omgeving van je vraagt

Een nieuwsgierige faculteit
Verbinden vanuit nieuwsgierigheid, dat is de strategische koers die de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen de komende jaren voert. We zijn een toonaangevende, snel gegroeide faculteit, waar in 8 instituten inmiddels meer dan 8000 medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving. Persoonlijke en academische ontwikkeling staat hoog in het vaandel. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen. We bieden elf bachelor- en zo’n dertig masterspecialisaties.

De faculteit is gelegen in het Leidse Bio Science Park, vlak achter Leiden Centraal. Het is één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Een bloeiende wetenschappelijke omgeving waar bijvoorbeeld IBL, maar ook Naturalis Biodiversity Center en het Leids Universitair Medisch Centrum gevestigd zijn.

Het Instituut voor Biologie
Het onderzoek binnen het IBL heeft tot doel te werken aan de wetenschappelijke basis van biodiversiteit en gezondheid. Dit zie je terug in ons leidende principe Harnessing Biodiversity for Health. We voeren innovatief onderzoek uit om fundamentele vragen te beantwoorden en oplossingsgericht onderzoek om grote maatschappelijke uitdagingen op te lossen. Denk aan het beschermen van de biodiversiteit van de natuur, ontwikkelen van duurzame biotechnologie en landbouw en verhogen van een goede gezondheid. Ons onderzoek richt zich op vier onderzoeksthema's: Bioactive Molecules, Host-Microbe Interactions, Development & Disease and Evolution & Biodiversity.
Jij komt te werken binnen het IBL Office o.l.v. de Instituutsmanager. Met zo’n 10 directe collega’s zorgen we voor professionele ondersteuning aan excellent onderzoek en onderwijs, samen met de collega’s van het Onderwijsbureau en de laboratorium-specialisten (in totaal ca. 40 fte ondersteuning). De IBL omgeving is nooit saai: waar vind je nou zebravissen en zebravinken naast elkaar? Wordt er met zandraketten gewerkt? Is geno-typering van DNA aan de orde van de dag? Het is een boeiende, internationaal georiënteerde en inclusieve plek om te werken en studeren en we heten je van harte welkom!

Wat kunnen we je bieden?
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.072 ,- en maximaal € 4.103,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).
Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, mogelijkheid tot thuiswerken, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie is te lezen op https://www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.