Het Van ’t Hoff Institute for Molecular Sciences (HIMS) is een van de acht onderzoeksinstituten van de faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). HIMS is verantwoordelijk voor hoogstaand wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van de bachelor- en masteropleidingen voor het vakgebied Scheikunde waar momenteel zo’n 400 studenten ingeschreven staan. De faculteit is gevestigd op het Sciencepark in Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven en het heeft een sterk internationaal karakter. Het instituut heeft ongeveer 150 vaste en tijdelijke medewerkers, waaronder zo’n 90 promovendi.

Het bedrijfsbureau van HIMS ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van HIMS wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de Assistent Bedrijfsvoerder. Voor het bedrijfsbureau van HIMS zijn we op zoek naar een Assistent Bedrijfsvoerder.

Als Assistent Bedrijfsvoerder heb je een brede functie en speel je een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het instituutsbeleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel, personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan vier management assistenten van het Bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteitsbrede overleggen en projecten.

De Assistent Bedrijfsvoerder assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het instituut. In deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs bij het instituut. De focus ligt daarbij op personeelsbeheer, financieel beheer en contract beheer.

Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering, graag wil werken op operationeel en tactisch niveau, zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving.

Je gaat werken bij HIMS, onderdeel van FNWI, gevestigd op het Science Park in Amsterdam. Je werkt intensief samen met de Wetenschappelijke Directeur en de wetenschappelijke staf en je rapporteert aan de Instituutsmanager. Je maakt onderdeel uit het Bedrijfsbureau, de sfeer binnen dit team is collegiaal en iedereen draagt zijn steentje bij. In deze functie werk je vooral op locatie maar er is ruimte om hybride te werken.

Wat ga je doen?
Het takenpakket omvat onder meer:

• Het bieden van adequate ondersteuning op personeelsgebied, zoals werving & selectie, indiensttreding nieuwe medewerkers, de voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers, het genereren van managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim, vakantiedagen en beoordelingen;
• Het voeren van een adequate projectadministratie voor wetenschappelijke onderzoeksprojecten en onderwijsactiviteiten in samenspraak met de Centrale Projectadministratie;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf, promovendi en de analisten met betrekking tot personele zaken en (project)financien;
• Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting;
• Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties;
• Beheer en planning met betrekking tot laboratoria en kantoren.

Jij hebt/bent:

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Enige werkervaring op het gebied van personeelsbeheer en/of financieel beheer;
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Organisatiesensitief en servicegericht;
• Goede organisatorische vaardigheden;
• Resultaatgericht, pro-actief en een teamspeler;
• Integer en accuraat;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering 3 en is ingedeeld in schaal 10. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.226 en € 5.090 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. Een aanloopschaal kan worden aangeboden, indien de achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen. Een dienstverband van 32 uur is mogelijk.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een verantwoordelijke functie met ruimte voor jouw initiatief, zelfstandigheid en eigenaarschap;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Mobiele telefoon en een laptop;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, met de mogelijkheid tot thuiswerken;
• Door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren, ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.
• Een leuk team met gemotiveerde collega’s die bereid zijn om met elkaar de klussen te klaren.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 - 38 uur voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Amsterdam.

Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 43.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.
Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.