Ben jij een organisatietalent die zorgvuldig en digitaal vaardig is? Zorg jij er samen met ons voor dat de centrale medezeggenschap van de Radboud efficiënte en effectieve ondersteuning krijgt? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en goede communicatieve vaardigheden? Lees dan snel verder!

Als managementassistent verzorg jij de secretariële en administratieve ondersteuning van het ambtelijk secretariaat medezeggenschap. Het ambtelijk secretariaat is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze raden overleggen circa zes keer per jaar in een Gezamenlijke Vergadering (GV). Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze raden plaats en heeft het team als opdracht om de decentrale medezeggenschap te versterken. In dat kader worden ook activiteiten op decentraal niveau georganiseerd.

Jij ontzorgt ons team en hebt als managementassistent een zeer divers takenpakket. We hopen je in jouw kracht te zetten en je in te kunnen schakelen voor allerlei werkzaamheden. Je gaat in ieder geval aan de slag met agendabeheer en afspraken inplannen, (telefonische) vragen beantwoorden, post en e-mail verwerken, bestellingen doen, praktische en organisatorische zaken organiseren rond vergaderingen en (decentrale) trainingen, de webpagina bijhouden en ondersteunen bij andere projecten, zoals de universitaire verkiezingen. Daarnaast behoort ook (in overleg met de (adjunct) ambtelijk secretaris) het invoeren van vergaderstukken in iBabs en het notuleren van diverse vergaderingen tot je takenpakket.

Verder ben jij bezig met het verzorgen van (concept) correspondentie en ben je het eerste aanspreekpunt bij vragen vanuit de organisatie. Het archief van de centrale medezeggenschapsraden beheren behoort ook tot je takenpakket. In dat kader verzamel je (in opdracht van de (adjunct) secretaris) gedocumenteerde informatie en zorg je ervoor dat dossiers compleet zijn.

Tot slot werk je in deze veelzijdige functie met verschillende digitale systemen, denk je mee over procesoptimalisaties, stel je werkprocessen op en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de (administratieve) ondersteuning van de medezeggenschap.

• Je werkt secuur en gestructureerd, bent service- en resultaatgericht, proactief, stressbestendig en je kunt goed prioriteiten stellen.
• Je kan goed luisteren, snel notuleren, schakelen tussen werkzaamheden en bent accuraat.
• Je werkt zelfstandig maar kan ook goed in ons team meewerken en -denken.
• Je hebt te maken met verschillende digitale systemen, dus digitale vaardigheid is een must. Uiteraard beschik je over gedegen kennis van de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel). Andere nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring als management-/office-assistent is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

• Het betreft een dienstverband van 0,6 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 2.618 en maximaal € 3.298 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 6).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Je komt te werken binnen het ambtelijk secretariaat medezeggenschap. Ons team bestaat uit een ambtelijk secretaris, twee adjunct-secretarissen en een managementassistent. Wij behoren tot de afdeling Bestuurlijke & Juridische Zaken (BJZ), binnen het Bestuursbureau van de Radboud Universiteit. Het Bestuursbureau staat onder leiding van de secretaris van het College van Bestuur en adviseert het college vanuit een onafhankelijke positie. Verder maken het Team Vertrouwenspersonen, de Interne Audit Dienst en de Ombudsfunctionaris ook deel uit van het Bestuursbureau.

Naast het ambtelijk secretariaat bestaat de afdeling BJZ uit het juridische team, het bestuurssecretariaat, de griffier van het College van Bestuur, Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en het bureau van de pedel. Bij de afdeling BJZ werken 38 medewerkers en het hoofd BJZ.

Radboud Universiteit
Wij willen het beste halen uit de wetenschap, uit anderen en onszelf. Waarom? Omdat dit hard nodig is voor de wereld om ons heen. Vooraanstaand onderzoek en onderwijs leveren een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. Dat is wat meer dan 24.000 studenten en 5.600 medewerkers van de Radboud Universiteit samenbrengt. En dat vraagt om nog meer talent en samenwerking. Je bent nodig!