Het Instituut Psychologie bestaat uit zo’n 500 medewerkers, die zich richten op onderzoek en onderwijs, en 3.000 studenten. Het is daarmee één van de grotere instituten binnen de Universiteit Leiden. Samen met je collega ambtelijk secretarissen maak je deel uit van het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie het zorgdragen voor een optimale advisering en ondersteuning van het bestuur, de medewerkers, en studenten van het Instituut Psychologie en bestaat uit ongeveer vijfendertig medewerkers werkzaam op gebieden als studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.
De examencommissie ziet toe op naleving van de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding Psychologie. De examencommissie is onder andere verantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatie van de tentamens en examens. Ook stelt de examencommissie vast of studenten de kennis en vaardigheden beheersen die nodig zijn voor het behalen van het diploma.
Wegens de significante groei van het aantal studenten is het Instituut Psychologie op zoek naar een nieuwe collega die met kennis en toewijding de functie van ambtelijk secretaris kan invullen en die naast expertise ook aandacht heeft voor de (verbetering van) processen waarbij de examencommissie betrokken is. Het instituut is continu in beweging, met enthousiaste en toegewijde collega’s in een academische omgeving.
Het betreft een leuke en dynamische startersfunctie waarin je voornamelijk je twee collega ambtelijk secretarissen zal ondersteunen. Vanwege de veelzijdigheid van de functie is er volop gelegenheid om je te ontwikkelen binnen het onderwijsrecht; een levendig rechtsgebied waarin je met diverse belangen te maken hebt. Naarmate je meer ervaring opdoet als ambtelijk secretaris, zullen er mogelijkheden zijn om meer zelfstandig taken uit te voeren.
Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging en wil je ons team versterken? In dat geval zien we je reactie graag tegemoet.
Werkzaamheden: - Voorbereiden van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie en zorgdragen voor de verslaglegging daarvan.
- Voorbereiden van de besluitvorming door de relevante informatie en stukken te verzamelen voor de ambtelijk secretarissen en de leden.
- Beoordelen van verklaringen van de studentendecaan (studeren met een functiebeperking).
- Beoordelen van verzoeken rondom uitstel van afstuderen.
- Ondersteunen van de ambtelijk secretarissen bij het opstellen van besluiten.
- Ondersteunen in beroepsprocedures door relevante informatie en stukken te verzamelen, schikkingsgesprekken in te plannen en schikkingsbrieven te schrijven.
- Het opstellen van mandaatbesluiten onder supervisie van de ambtelijk secretarissen.
- Schakelen met diverse partijen binnen de universiteit ten behoeve van de uitvoering van genomen besluiten.
- Overzicht houden en creëren op het aantal lopende zaken en het bewaken van de wettelijke termijnen.
- Inkomende post/mail en verzoeken van studenten inschrijven in de postlijst en archiveren.