Office Manager Decanaat Faculteit Mechanical Engineering

Office Manager Decanaat Faculteit Mechanical Engineering

Geplaatst Deadline Locatie
29 jan morgen Delft
Zoek je een stevige, afwissende functie waarin je het bestuurlijke management ondersteunt en jouw kennis en ervaring ten volle kunt benutten en ontwikkelen? Lees dan gauw verder!

Functieomschrijving

Als office manager bij het decanaat van de faculteit Mechanical Engineering speel je een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse bedrijfsvoering. Je ondersteunt en ontzorgt de faculteitssecretaris en komt te werken op het decanaat met de office manager van de decaan. Samen ondersteunen jullie het decanaat en geven jullie vorm aan de bedrijfsvoering van de Faculteit. Als een sterk team wordt er doelmatige en efficiënte ondersteuning geboden aan het bestuurlijk management, de MT leden, stafhoofden, medewerkers, gasten en externen. Hiervoor zijn jullie het eerste aanspreekpunt. De office manager maakt deel uit van de support staf en werkt onder directe leiding van de decaan en faculteitssecretaris.

Door de veelzijdigheid van deze functie ben je een echte spin in het web en zorg je voor een soepel verloop van de operationele zaken achter de schermen. Je bent een allround en ervaren office manager zodat je breed inzetbaar bent binnen alle aspecten van de bedrijfsvoering. Het zelfstandig uitvoeren van procesmatige werkzaamheden en de bijbehorende systemen heb je snel in de vingers. Hierdoor komt jouw focus te liggen bij het ondersteunen en ontzorgen van de Faculteitssecretaris zodat de managementtaken voor de Faculteit gestroomlijnd verlopen. Je bewaakt assertief de acties voortkomend uit het bestuurlijke management en het management van de zeven afdelingen. De ontwikkelingen hiervan volg je op de voet. Hierdoor ben je goed op de hoogte om dé verbindende rol te vervullen tussen de afdelingen en de Faculteit.

Hierbij kan je denken aan operationele activiteiten binnen de domeinen Human Resource Management, Finance, ICT, Legal Services, Campus & Real Estate en Facilitair Management. Enkele voorbeelden van specifieke zaken binnen deze domeinen zijn de organisatie omtrent nieuwe staf medewerkers, het notuleren van project- en stafvergaderingen, uiteenlopende huisvestingszaken, het inkopen van goederen en diensten, offertes, facturatie, contractadministratie, het organiseren van (grote) evenementen en bijeenkomsten en nog heel veel andere leuke projecten.

Kortom, in deze functie kan je veel van jezelf kwijt en jouw  initiatief wordt zeer gewaardeerd!

Specificaties

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Functie-eisen

  • Je hebt een MBO+/HBO werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je kan zorgvuldig en integer omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je hebt een warme, mensgerichte persoonlijkheid, die zich tegelijkertijd krachtig, ter zake kundig en ondersteunend kan opstellen.
  • Mede dankzij jouw uitstekende communicatieve vaardigheden ben je in staat om snel te schakelen en zeilen bij te zetten.
  • Je kunt met verschillende type mensen door een deur en je weet wat er speelt.

Omdat TU Delft en de faculteit Mechanical Engineering sterk internationaal georiënteerd zijn, is een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse én Engelse taal een vereiste. De functie is voor tenminste 32-38 uur per week, waarvan jij in ieder geval beschikbaar bent op dinsdag en woensdag.

Ben je geïnteresseerd in deze veelzijdige en uitdagende functie, aarzel dan niet en laat het ons weten in je motivatiebrief. Let’s connect the dots TUgether!

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

  • De functie heeft een omvang van minimaal 32 uur en maximaal 40 uur per week (0,8-1,0 fte).
  • Een salaris dat is gebaseerd op 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €3.072 en een maximum van €4.103 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Het gaat om een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
  • De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
  • Korting bij zorgverzekeraars.
  • Flexibele werkweek.
  • Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
  • Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
  • Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
  • Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Werkgever

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Afdeling

Faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek en Technische Materiaalwetenschappen

Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit 3mE is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik  hier om naar de website van faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek & Technische Materiaalwetenschappen te gaan.

Additionele informatie

Wil je meer informatie over deze vacature neem dan contact op met Esther Bruining-Fransen, Management Assistent Faculteitssecretariaat, email: E.L.Bruining-Fransen@tudelft.nl.

Heb je interesse? Upload uiterlijk 1 maart 2024 jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier.

  • Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure neem dan contact op met Gracia Woutersen, Bestuurssecretaris, email: G.S.F.Woutersen@tudelft.nl.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 32—40 uur per week
  • €3072—€4103 per maand
  • HBO
  • TUD04501

Werkgever

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Mekelweg 2, 2628 CD, Delft

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Technische Universiteit Delft (TU Delft)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Solliciteer uiterlijk op 1 mrt 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).