De werkzaamheden:

• Je beheert en voert een aantal administratieve processen uit rond besluiten in het kader van het bindend studieadvies, bestuurdersbeurzen, getuigschriften, etc.;
• Je stelt verbetervoorstellen voor met betrekking tot het efficiënter en effectiever inrichten van deze administratieve processen;
• Je houdt de informatievoorziening rond deze processen op de website up-to-date.
• Samen met je collega’s van het team ondersteuning zorg je voor agendabeheer, plannen en notuleren van vergaderingen, welkom nieuwe medewerkers, inkoop kantoorartikelen, etc.;
• Je beantwoordt vragen van studenten en medewerkers en verwijst ze door naar de juiste persoon.

Jouw profiel:

• Je beschikt over MBO of HBO werk- en denkniveau en je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Je bent efficiënt en accuraat, doortastend en voelt je thuis in een dynamische omgeving:
• Je bent een kei in MS Office en hebt ervaring met het digitaliseren van administratieve processen en het organiseren van systemen zoals een database;
• Je beschikt over de volgende competenties: klantgericht, communicatief, plannen en organiseren, samenwerken, organisatiesensitief.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Engels als in het Nederlands. Het vereiste niveau Engels is vastgesteld op niveau C1 (actief en passief);

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en de procedure kun je contact opnemen met Clair Francis, Teamleider studentendecanen en ondersteuning, via c.francis@sea.leidenuniv.nl.

Informatie over het Expertisecentrum Studenten en Onderwijszaken kun je vinden op: Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) - Universiteit Leiden. Meer informatie over de Universiteit Leiden vind je op: https://www.universiteitleiden.nl.

Beschrijving organisatie
Het expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ/SEA) van de Universiteit Leiden faciliteert studeren, studenten en studiesucces door het ondersteunen van studenten en studentenbegeleiders, het uitvoeren van administratieve processen en het bijdragen aan een optimale leef- en leeromgeving.

De administratief medewerker is ondergebracht bij de afdeling Student Support Services. Deze afdeling heeft tot doel het studiesucces van studenten te bevorderen. Dit doet zij door middel van informatie, advies, begeleiding, workshops, cursussen en verschillende programma’s voor (aankomende) studenten (waaronder de introductieweken). De afdeling draagt actief bij aan de deskundigheidsbevordering van facultaire intermediairs (met name studieadviseurs).

Binnen de afdeling werken onder meer studentendecanen, studentenpsychologen, studiekeuze- en loopbaanadviseurs en medewerkers van het team studentenwelzijn. Daarnaast heeft de afdeling speciale aandacht voor vluchtelingenstudenten en studenten met een functiebeperking.
Het team ondersteuning is verantwoordelijk voor de ondersteuning van een aantal administratie processen zoals het maken van besluiten in het kader van bindend studieadvies, bestuurdersbeurzen, getuigschriften, fondsen etc. Daarnaast zorgt het team voor agendabeheer, plannen en notuleren van vergaderingen, welkom nieuwe medewerkers, inkoop kantoorartikelen etc.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.072 en maximaal € 4.130 per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.