Als medewerker Frontoffice ben je het “visitekaartje” van Studenten- en Onderwijszaken en het eerste aanspreekpunt voor allerlei algemene vragen over student zijn aan de universiteit in Leiden en Den Haag. Je werkt in een dynamische, soms hectische omgeving waar zowel eigen verantwoordelijkheid als het werken in teamverband belangrijk is. Je zorgt voor een efficiënte, effectieve en klantvriendelijke afhandeling van vragen van studenten, alumni, studieadviseurs, collega’s van backoffice afdelingen en onderwijsadministraties. Voor het beantwoorden van alle vragen werk je deels aan de balie en beantwoord je veel vragen via e-mail en/of telefoon.

Wat ga je doen?

• Je beantwoordt zeer diverse vragen over in- en uitschrijvingen, toelatingsprocedures, de hoogte en de betaling van het collegegeld en nog veel meer;
• Je werkt met onze verschillende studentenregistratiesystemen, zoals Studielink en uSis (Oracle Peoplesoft Campus Solutions);
• Je verstrekt het universitaire identiteitsbewijs (LU-Card), geeft betalingsbewijzen af en je waarmerkt diploma’s en/of cijferlijsten;
• Je signaleert knelpunten in de dagelijkse vragen en draagt een oplossing aan;
• Je levert een bijdrage aan het verder ontwikkelen en professionaliseren van onze dienstverlening.

Wat heb je te bieden?

• Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau met minimaal één tot twee jaar ervaring in klantgerichte dienstverlening;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en het onderwijs;
• Je hebt gewerkt met administratieve en/of digitale informatiesystemen;
• Je schrijft en redigeert graag e-mailberichten en teksten voor het web en ervaring met het schrijven van FAQ’s is een pre;
• Je bent klant- en servicegericht met empathisch vermogen en bent bereid om zaken geduldig en meerdere malen uit te leggen;
• Je beschikt over de volgende competenties: accuratesse, klantbetrokkenheid, leervermogen en samenwerken;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging met een hoog ambitieniveau. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, tussen minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over de Universiteit Leiden kun je vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je hier.

Universiteit Leiden

Beschrijving organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Onze Frontoffice Studentenzaken is het eerste aanspreekpunt voor (internationale) studenten en intermediairs voor vragen over onder andere aanmelding, toelating, inschrijving en uitschrijving voor opleidingen en alles dat daarmee samenhangt. Frontoffice Studentenzaken heeft een fysieke balie, zorgt voor beantwoording van de telefoon en verzorgt een uitgebreide e-mail beantwoording.