Als managementassistent maak je deel uit van het secretariaat van de dienst Informatietechnologie. Je ondersteunt de managers van de dienst met secretariële en organisatorische taken. Ook organiseer je af en toe activiteiten voor de afdeling. Je hebt een zelfstandige rol, maar je vormt een team met één andere managementassistent. Je stemt werkzaamheden met elkaar af en neemt werk van elkaar over als dat nodig is. Bij dienst Informatietechnologie wordt hard gewerkt, maar de sfeer is ongedwongen en plezierig.

Jouw taken

• je ondersteunt het management met agendabeheer, mailboxbewaking, organiseren en eventueel notuleren van vergaderingen
• je hebt een faciliterende en signalerende rol en bent daarmee de ogen, oren en handen van de afdelingen
• reguliere ondersteunende secretariële werkzaamheden voor de IT-afdelingen zijn algemeen van aard en worden door de managementassistentes uit eigen beweging opgepakt. Een paar voorbeelden; kantoorartikelen bestellen, locaties en lunches regelen, administratieve ondersteuning bij werving en selectieprocedures, afdelingsbijeenkomsten plannen, personeelsuitjes organiseren etc
• naast de reguliere secretariële werkzaamheden krijg je ook een aantal taken in eigen beheer waar jij verantwoordelijk en aanspreekpunt voor bent. Hierbij gaat het om werkzaamheden ter ondersteuning van de afdelingshoofden, HR adviseur en IT afdeling
• Overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden worden als vanzelfsprekend door jou opgepakt. De voortdurend veranderende IT omgeving biedt jou de mogelijkheid om taken naar je toe te trekken en daarmee verdere invulling aan je functie te geven

• HAVO werk- en denkniveau aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding
• recente werkervaring als secretaresse+ van minimaal 3 jaar en ervaring met notuleren
• digitaal werken is je tweede natuur waarbij je gedegen kennis en ruime ervaring hebt met het MS-officepakket
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• een salaris van minimaal € 2.693,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.636,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar, met mogelijkheid tot omzetting naar een vast dienstverband.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk

Vrije Universiteit Amsterdam

Welkom bij de dienst Informatietechnologie
Als dienst Informatietechnologie (IT) zorgen we ervoor dat onderzoekers, medewerkers en studenten probleemloos kunnen werken en studeren. We faciliteren onderwijs en onderzoek met IT-middelen, adviseren over IT-producten en -diensten en houden het applicatielandschap up-to-date. Zo zorgen we ervoor dat de IT-voorzieningen van de universiteit 24/7 beschikbaar zijn.

Tegelijkertijd ligt onze focus bij de digitale toekomst: van de slimme campus tot cybersecurity, van open science tot artificial intelligence. Met faculteiten en diensten kijken we voortdurend vooruit: hoe kunnen we nú al klaar zijn voor de vragen van morgen? Samen vinden we nieuwe manieren om de VU-ambities op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie nóg beter te ondersteunen.

Kom je werken bij IT? Dan werk je in een complex, vaak hectisch en uitdagend speelveld, met aandacht voor zowel ontwikkeling als beheer. Bij ons krijg je alle ruimte om initiatief te tonen en verantwoordelijkheid te nemen. We vinden het belangrijk om van elkaar te leren, altijd met de focus op resultaat. Bij IT werk je samen met ruim 200 collega’s, verdeeld over 4 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 5.500 medewerkers en volgen ruim 30.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.