In de rol van (beginnend) recordmanager ben je breed inzetbaar om uitvoerende, ondersteunende en adviserende werkzaamheden te verrichten op het gebied van informatievoorziening en bedrijfsprocessen. Je doet dit onder andere in afstemming met de senior-recordmanager.

Je voert daarbij onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Je beheert en registreert dossiers en documenten in het documentmanagementsysteem (CORSA).
• Je kent de juiste metadata toe en bepaalt de bewaartermijn van dossiers
• Je beantwoordt klantvragen en verstrekt op verzoek inlichtingen uit archieven en collecties.
• Je draagt bij, eventueel in de vorm van projecten, aan het optimaliseren van document-/datagedreven (bedrijfs)processen.
• Je draagt bij aan het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie, onder andere in de vorm van advisering en ondersteuning.
• Je ondersteunt de diverse afdelingen en directies bij het tijdig vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende digitale en papieren dossiers.
• Je draagt bij aan de duurzame toegankelijkheid van informatie en zorgt ervoor dat digitale informatieobjecten goed kunnen worden overgedragen naar een e-depot.
• Je draagt zorg voor de kwaliteit van het fysieke en digitale archief.
• Bij gebleken geschiktheid en, indien van toepassing, na afronding van de hiervoor noodzakelijke opleiding is er de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen in de functie.

Voor deze functie vragen wij het volgende:

• Een afgeronde Mbo- of Hbo-opleiding Informatiedienstverlening en -Management (IDM) of vergelijkbaar en/of aantoonbare ervaring op het gebied van documentmanagement ofwel met het beheren van zowel digitale als fysieke archieven.
• Je bent op de hoogte van recente ontwikkelingen op het gebied van documentmanagement/archiefbeheer.
• Je bent resultaat- en veranderingsgericht en bekend met projectmatig werken.
• Je bent klantgericht en beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je bent iemand die goed zelfstandig kan functioneren maar ook graag samenwerkt.
• Je bent een doorzetter
• Je bent probleemoplossend en denkt “out of the box”.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal, schriftelijk en mondeling.

Als recordmanager bij Finance kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 8 conform UFO-profiel Recordmanager met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €3072,00 en €4103,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 1,0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM.

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Finance

Binnen Finance bij de Universiteit Maastricht vervullen circa 140 professionals dagelijks een belangrijke brugfunctie tussen de dagelijkse praktijk van een internationale, innovatieve en dynamische omgeving enerzijds en (financiële) wet- en regelgeving anderzijds. Onze professionals werken nauw samen met vooraanstaande academici, onderzoekers en andere experts en dragen bij aan de groei en ontwikkeling van onze universiteit.

Binnen het servicecenter Finance is, naast allerhande financiële afdelingen, ook de afdeling Archivering, Documentatiemanagement en Postzaken (ADP) ondergebracht.

Informatie is – naast mensen en middelen – de belangrijkste grondstof voor de werkprocessen van de UM. Een goede organisatie van de informatievoorziening waarborgt de kwaliteit en beschikbaarheid van informatie en is van primair belang voor de bedrijfsvoering. De afdeling ADP is binnen de Universiteit Maastricht verantwoordelijk voor archivering en documentaire informatievoorziening van de instelling.