Ben jij als digitaal vaardige managementassistent een organisatietalent en proactief en creatief in je werk? Ben je op zoek naar een baan binnen een team waarin veel in ontwikkeling is en waar ruimte is voor nieuwe werkwijzen? Is jouw werk altijd tot in de puntjes verzorgd? Heb je een hands-on mentaliteit en creëer je graag structuur in werk en agenda’s waardoor bestuursleden zich beter kunnen concentreren op hun taken? Dan ben je heel erg welkom op het faculteitssecretariaat van de Faculteit der Letteren.

We zijn op zoek naar een digitaal vaardige, enthousiaste managementassistent met ruime ervaring op een bestuurssecretariaat. We zijn als faculteitssecretariaat in ontwikkeling en jouw visie op hoe de zaken beter en/of efficiënter kunnen is zeer welkom. Je hebt een scherp oog voor werk dat blijft liggen en hoe bepaalde werkzaamheden en processen slimmer georganiseerd kunnen worden. Vanuit je ruime professionele ervaring neem je hierin een coördinerende-en een voortrekkersrol. Het faculteitssecretariaat bestaat uit vier medewerkers met elk hun eigen werkveld; zo nodig helpen of vervangen zij elkaar. Het team wordt aangestuurd door de bestuurssecretaris. In jouw rol ligt de focus op de ondersteuning van de decaan, maar ook de directeur bedrijfsvoering en in voorkomende gevallen medewerkers kunnen een beroep doen op jouw dienstverlening. Je beheert – deels samen met de frontoffice medewerker – proactief de agenda van de decaan en (mogelijk ook) van de directeur bedrijfsvoering. Je ziet haarscherp wat zij nodig hebben om het werk goed te kunnen doen. Je zorgt dat waar nodig voor besprekingen relevante informatie geordend, toegankelijk en op tijd klaarstaat. Je hebt een belangrijke rol bij het vaststellen van de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de vele vragen en verzoeken die bij de decaan en bij het bestuur in het algemeen binnenkomen en je handelt waar mogelijk zaken zelf af.

Daarnaast heb je een rol in de voortgangsbewaking van diverse administratieve processen, bijvoorbeeld bij de benoeming van hoogleraren en de verkiezingen van opleidingscommissies. Ook organiseer je bestuurlijke bijeenkomsten en vergaderingen. Het faculteitssecretariaat is voortdurend in ontwikkeling en dat vraagt om een flexibele instelling van de medewerkers. Je draagt bij aan een uitstekende dienstverlening van het faculteitssecretariaat en je wilt je persoonlijk en professioneel graag ontwikkelen.

• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie in een complexe organisatie.
• Je bent uitstekend in staat je werk te organiseren, straalt professionaliteit uit en hebt een dienstverlenende instelling.
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met ondersteunende (administratieve) processen en IT in een administratieve omgeving.
• Je bent integer en je beschikt over een gezonde dosis organisatiesensitiviteit. Daarbij heb je gevoel voor humor en je voelt je thuis in een academische omgeving.
• Ervaring met het voorbereiden en bijhouden van afspraken in werkoverleggen is een pre.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden – mondeling en schriftelijk – in de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt oog voor mogelijke verbetering van werkprocessen en neemt daarin ook het initiatief.
• Je bent loyaal, enthousiast en creatief en kunt zowel in teamverband als zelfstandig werken.

Dienstverband voor bepaalde tijd: Het gaat om een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

• Het betreft een dienstverband van 0,7 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 3.072 en maximaal € 4.103 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 8).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

De Faculteit der Letteren telt ruim 500 medewerkers en circa 2.400 studenten die zich bezighouden met onderwijs en onderzoek op het gebied van geschiedenis en kunst, talen en culturen, taalwetenschap en communicatie, of met de ondersteuning van dit onderwijs en onderzoek. Je komt te werken bij de afdeling Bureau Bestuurszaken van de Faculteit der Letteren. De sfeer in de afdeling is open en collegiaal, met veel vrijheid en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en ontwikkeling. De bestuurssecretaris van het faculteitsbestuur is jouw leidinggevende en je stemt jouw werkzaamheden met haar af.


Radboud Universiteit
Op de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief. Help je ook mee om de wereld een stukje beter te maken? Je bent nodig.

Wil je meer weten over hoe het is om bij de Radboud Universiteit te werken? Volg dan ons Instagramaccount en lees verhalen van onze collega’s.