Tilburg School of Humanities and Digital Sciences (TSHD) is op zoek naar enthousiaste collega’s die de bedrijfsorganisatorische processen in goede banen leiden en departementsvoorzitters ondersteunen bij de bedrijfsvoering en beleidsontwikkeling. Als office manager help je de randvoorwaarden te creëren die ervoor zorgen dat de academische staf zich zoveel mogelijk kan concentreren op onderwijs en onderzoek.

Het takenpakket van de office manager is breed en afwisselend. Je ondersteunt de departementsvoorzitter in het voeren van de bedrijfsvoering in de breedte, waarin financiën en HR een groot onderdeel zijn. Op het terrein van bedrijfsvoering ben je dé schakel tussen het departement en de ondersteunende diensten op facultair en universitair niveau. Je onderhoudt de contacten met de directeur bedrijfsvoering van TSHD en hebt regulier contact met de afdelingen financiën en HR. 

• Je houdt overzicht over de begroting van het departement en bewaakt de financiële voortgang. Daarnaast bereid je begrotingsgesprekken voor en adviseer je de departementsvoorzitter in financiële beslissingen. Je bent de sparringpartner van de (assistent) controllers van TSHD op financieel gebied.
• Je ondersteunt de departementsvoorzitter in het opstellen van de jaarplannen en in de strategische personeelsplanning. 
• Je levert een bijdrage aan notities en voorstellen voor werkwijzen binnen en inrichting van bedrijfsvoering processen binnen het departement en zorgt voor een juiste en tijdige implementatie van beleid en besluiten.
• Je weet precies wat er speelt op het gebied van nieuwe en lopende projecten ten behoeve van het onderzoek dat binnen het departement wordt uitgevoerd en ondersteunt onderzoekers in de organisatorische aspecten van hun onderzoeksprojecten.
• Je bent de spin in het web en daarmee het eerste aanspreekpunt voor de departementsvoorzitter, het wetenschappelijk personeel en de collega’s van de stafafdelingen voor wat betreft vragen m.b.t. HR, ICT, facilitaire diensten (inclusief werkplekken), financiën, projecten en ondersteuning.

De faculteit TSHD is in de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt momenteel meer dan 270 medewerkers verdeeld over 6 departementen. Deze departementen worden ieder aangestuurd door een departementsvoorzitter, die fungeert als direct leidinggevende over soms wel 80 collega’s. De rol van departementsvoorzitter wordt elke 3 tot 6 jaar door een andere collega opgepakt, en daarnaast lopen voor hen nog enkele taken in het onderwijs en onderzoek door. De office manager voorziet in de behoefte aan een rechterhand van de departementsvoorzitter en dit is dan ook een nieuwe rol binnen TSHD. Je zult werkzaam zijn voor twee verschillende departementen en werkt samen met een collega office manager.

Wij zoeken een collega met de volgende kwaliteiten:

• Je hebt een HBO of academisch werk- en denkniveau;
• Je bent uitstekende organisatorische vaardigheden en kunt uiteenlopende processen op het terrein van bedrijfsvoering en projectmanagement goed overzien;
• Je bent in staat om proactief mee te denken over beleids- en managementvraagstukken en om verbeteringen te signaleren, te initiëren en uit te voeren;
• Je bent in staat om zelfstandig te werken in een complexe omgeving en om met gevoel voor verhoudingen samen te werken in het team;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en zowel in het Nederlands als het Engels;
• Aantoonbare ervaring op het vlak van administratie, budgetbeheer en organisatie is een pre.

Het betreft een functie voor 0.4 tot 1.0 fte (16-40 uur per week) van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal €3.226,- en maximaal €5.090,- bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Coördinator Bedrijfsvoering 3 of 4 en salarisschaal 9 of 10 van de CAO Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  
Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt goede arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services