Management/Office Assistant

Management/Office Assistant

Geplaatst Deadline Locatie
4 apr 28 apr Tilburg

Functieomschrijving

Het departement Filosofie heeft een vacature voor de functie van Management/Office Assistant (0,6 fte, vanaf 01-01-2025 uitbreiding mogelijk). 

Je zult als Management/Office Assistant werkzaam zijn voor het departement Filosofie bij TSHD.

 

Je geeft administratieve ondersteuning en managementondersteuning aan wetenschappelijk personeel van het departement Filosofie. De taken zijn onder andere: proactief voorbereiden en ondersteunen van departementale taken/evenementen zoals conferenties, vergaderingen, introductie nieuwe medewerkers en het updaten van relevante overzichten. Ook zul je op grond van globale aanwijzingen informatie inventariseren, opstellen, inhoudelijk bewerken en bijhouden. Tevens wordt van je verwacht dat je relevante gegevens tot informatie kunt ordenen en verwerken, conceptrapportages voor management opstelt en (deel)administraties verzorgt. Daarnaast ondersteun je bij de uitvoering van communicatieactiviteiten. Je zult veel werken met Microsoft Teams en andere MS-Office applicaties. 

 

Voorbeelden van je administratieve taken zijn: agendabeheer, het verzenden en beantwoorden van interne en externe mailberichten, bestellen van kantoorbenodigdheden (IT hard- en software, meubilair, etc.), verzorgen van restauratieve voorzieningen, boeken van reizen, aanvragen van faciliteiten voor nieuwe medewerkers, controleren en accorderen van facturen, bijhouden van de website.

Specificaties

Tilburg University

Functie-eisen

Jouw kwalificaties 

  • Je hebt goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Je bent sterk in timemanagement en hebt goede organisatorische vaardigheden: bijv. tot in detail overzicht kunnen houden, draaiboeken kunnen opstellen/updaten en deze opvolgen.
  • Je hebt gevorderde kennis van MS-Office en andere relevante software.
  • Je hebt goede contactuele- en communicatieve vaardigheden om met name de coördinerende rol adequaat te kunnen vervullen.
  • Je durft het om vragen te stellen en zelfstandig initiatieven te nemen.
  • Je hebt een flexibele werkhouding, ook t.a.v. waarneming binnen andere secretariaten en bestuur TSHD.
  • Je hebt een discrete instelling en accuratesse, m.n. op HR-gebied.
  • Je hebt een office management- of HAVO-diploma waarna ruime ervaring is opgedaan in een onderwijsorganisatie.
  • Je bent in staat om te werken in - en bij te dragen aan - een cultuur van (informeel) overleg en niet-hiërarchische samenwerking.

 

Jouw talenten

  • Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.  
  • Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht onbepaalde tijd.

Het betreft een functie voor 0.6 fte (24 uur per week) die vanaf 01-01-2025 naar 0.8 of 1.0 fte kan worden omgezet. De dagen en uren zullen moeten aansluiten op wat voor de optimale ondersteuning vereist is.

Het salaris bedraagt minimaal €2.693 en maximaal €3.636 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management/Office Assistent 2 en salarisschaal 7 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

 

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

 

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

 

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Werkgever

Tilburg University

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services

Additionele informatie

Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij Maureen Sie of (Marijke Nitsche) via M.M.S.K.Sie@tilburguniversity.edu of M.M.Nitsche@tilburguniversity.edu.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • max. 24 uur per week
  • MBO+
  • 22218

Werkgever

Tilburg University

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Warandelaan 2, 5037 AB, Tilburg

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Tilburg University). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

We nodigen je uit om vóór 29-04-2024   te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Maureen Sie (departementsvoorzitter DFI) en voeg een CV toe. 

De briefselectie vindt plaats op 02-05-2024 kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste selectiegesprekken staan gepland op 08-05-2024.

 

Je start idealiter op 01-8-2024 met werken voor Tilburg University. 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

We nodigen je uit om vóór 29-04-2024   te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Maureen Sie (departementsvoorzitter DFI) en voeg een CV toe. 

De briefselectie vindt plaats op 02-05-2024 kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste selectiegesprekken staan gepland op 08-05-2024.

 

Je start idealiter op 01-8-2024 met werken voor Tilburg University. 

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Solliciteer uiterlijk op 28 apr 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).