We zijn op zoek naar een Managementassistent voor het secretariaat van het woonbedrijf. De functie is voor 40 uur per week. Indien er kandidaten zijn die parttime willen werken, dan bestaat de mogelijkheid om er een duo-functie van te maken.

Wat ga je doen?
Momenteel zijn we bezig om twee directies en twee secretariaten samen te voegen, dit zorgt ervoor dat we beter en makkelijker kunnen samenwerken. Het gaat om het Facilitair Servicecentrum (FSC) en de directie Vastgoed & Campus (V&C). Je kunt je voorstellen dat zo’n samenvoeging een enorme uitdaging is en dat we de ondersteuning van een professional erg goed kunnen gebruiken. Je komt te werken voor de grootste directie van de Universitaire Bestuursdienst en zult je qua ondersteuning met name gaan richten op het management. Het secretariaat van het FSC bestaat momenteel uit vijf collega’s en het V&C secretariaat uit drie. Samen vormen we straks één secretariaat. Collegialiteit en samenwerken spelen een grote rol en dat betekent dat het secretariaat zich neerzet als professionele afdeling.

Omdat we nog niet exact weten hoe de interne organisatie eruit komt te zien, is het belangrijk dat je het niet erg vindt dat het organisatieplaatje nog niet helemaal helder is. Wat we wel zeker weten is dat we een nieuwe collega zoeken die het vak als ondersteuner leuk vindt en die graag samenwerkt.

Naast onderstaande voorbeelden van taken, krijg je de ruimte om ook andere werkzaamheden uit te voeren:

• zeer complex agendabeheer in Outlook;
• het in goede banen leiden van mailverkeer in de gezamenlijke mailbox;
• verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken en het actualiseren van de planning;
• het organiseren, ondersteunen en bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering van bijeenkomsten;
• zorgdragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
• verrichten van overige algemene secretariële werkzaamheden voor de directie, zoals aanschaf van kantoorartikelen, facturatie, inkoopopdrachten, toegang verlenen voor bepaalde mappen of sites;
• ondersteuning in sollicitatieprocedures.

We werken bij een fulltime dienstverband twee à drie dagen per week op kantoor en daarnaast vanuit huis.

Binnen de Universitaire Bestuursdienst hebben we een actieve werkgroep die zich volop bezig houden met de verbinding en het samenwerken van alle managementassistenten. Zo worden er bijvoorbeeld geregeld informatiesessies en lunches georganiseerd.

Voor deze functie zoeken wij iemand die:

• goed het eigen werk kan organiseren, goed kan schakelen tussen verschillende taken, overzicht heeft en planmatig werkt;
• een mbo-diploma op zak heeft;
• ervaring heeft in een secretariële functie;
• een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal heeft;
• een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket heeft, met name Outlook heeft geen geheimen voor jou.

Wij bieden:

• een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 20 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.