Management assistent / Office manager I&IC

Management assistent / Office manager I&IC

Geplaatst Deadline Locatie
16 apr gisteren Delft

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was gisteren).

Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.

Werk je graag als een spin in het web en heb je secretariële ervaring en/of ervaring op het gebied van office management? Ben je communicatief sterk en zit meedenken en service bieden in je DNA? Ben je een vrolijke doener met een sterk organiserend vermogen? Kom dan het Innovation & Impact Centre versterken als Management assistent en Office manager!

Functieomschrijving

In deze combi-functie beheer je samen met een collega het secretariaat van het I&IC. Je biedt logistieke en administratieve ondersteuning aan de directie, Mt-leden en de overige medewerkers van het I&IC. We zijn op zoek naar twee nieuwe collega’s die dit gezamenlijk gaan oppakken. Dit doen jullie in het General Staff team, in samenwerking met de HR Assistent en de Coördinator Bedrijfsvoering. In dit team van vier denk je ook na over de organisatie van borrels, leuke berichten op de interne Sharepoint pagina en diverse interne bijeenkomsten.

Per april is de nieuwe (interim) directeur van start bij het Innovation & Impact Centre. Niet alleen ondersteun je haar, ook zal jij bijdragen aan de onboarding van de (nog te werven) nieuwe directeur.

Naast de directeur bied je ook licht administratieve ondersteuning aan de Mt-leden. Enkele teams hebben eigen ondersteuners, maar dat geldt niet voor allemaal. De ondersteuning aan deze managers bestaat uit het plannen en verzorgen van vergaderingen en bijeenkomsten of het boeken van inkooporders in Basware. Het is geen probleem als je de diverse systemen van de TU Delft nog niet kent, dat heb je zo geleerd. Handigheid met Outlook, Word en Excel heb je als vanzelfsprekend wel.

Als Office manager ben je een eerste aanspreekpunt voor de medewerkers m.b.t. gebruik van het pand. Denk aan indienen van reparatieverzoeken bij de collega’s van Facilitair Management, meewerken aan de BHV-organisatie en meedenken over de werkplekinrichting. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor logistieke zaken (van het afhandelen van post en pakketten tot het uitlenen van dienstfietsen en lockers). Even bij jou langslopen is laagdrempelig voor collega’s. Je pakt zeker niet elke vraag zelf op, maar kan (na verloop van tijd) je collega’s vertellen waar zij terecht kunnen.

Hoe ziet een gemiddelde werkdag eruit?

Bij binnenkomst op kantoor neem je onderweg naar boven de post mee. Al is dat niet veel, de meeste berichten komen per mail binnen. Je begint je dag met een kop koffie of thee. In de keuken spreek je de eerste collega’s. Wellicht is het tijd om het koffie-apparaat een reinigingsprogramma te laten draaien, dus blijf je nog even in de keuken en bespreek je hoe je weekend was terwijl een collega de vaatwasser uit staat te ruimen. Als je daarna je laptop opstart, kom je het grootste deel van je taken tegen in je eigen en I&IC-centrale mailbox. Zo pak je de afspraakverzoeken die zijn binnengekomen voor de directeur op, vraagt een manager van een team of je kan helpen bij het plannen van een afspraak met meerdere agenda’s (en weet je ook een passende ruimte en kan dat inclusief lunch?) en een collega stuurt een offerte met de vraag of jij een inkooporder aan kan maken. Ook lees je een mailtje van een collega van de vierde verdieping die computerproblemen heeft. Het blijkt slechts om een defecte muis te gaan. Die heb je nog liggen, dus vervang je zelf even, dit keer hoeft er geen call bij ICT te worden ingeschoten.

Eind van de ochtend neem je met de directeur de week door. Wat staat er op de planning en wat moet er nog gebeuren? Daarna duik je weer even achter je laptop. ’s Middags neemt de HR Assistent met je door welke nieuwe medewerkers deze maand gaan starten en bespreek je de taakverdeling. De coördinator bedrijfsvoering sluit aan: is er eigenlijk al een onderwerp voor de volgende maandelijkse I&IC-lunch vraagt ze? Samen hebben jullie genoeg ideeën. Voordat je het weet vliegt je dag om. Gelukkig kan je (als je wilt) ook wekelijks een thuiswerkdag inplannen om sommige dingen van je to do lijstje even ongestoord weg te werken.

Specificaties

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Functie-eisen

Naast een enthousiaste en oplossingsgerichte instelling beschik je over:

  • MBO+-niveau en minimaal 3 jaar ervaring op secretarieel/administratief vlak.
  • De drive om te leren en nieuwe taken snel eigen te maken.
  • Ervaring met digitale systemen en programma’s van bijvoorbeeld Microsoft Office.
  • Goede kennis van het Nederlands en genoeg basiskennis van het Engels.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

  • Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
  • Een functieomvang van 28-34 uur per week.
  • Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.693,- en een maximum van €3.636,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
  • De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
  • Korting bij zorgverzekeraars.
  • Flexibele werkweek.
  • Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
  • Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
  • Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
  • Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Werkgever

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Afdeling

Universiteitsdienst - Directie Innovation & Impact Centre

Je treedt in dienst bij het Innovation & Impact Centre (I&IC) dat verantwoordelijk is voor valorisatie - naast onderwijs en onderzoek de derde kerntaak van de universiteit. Wij zetten ons in om de kennis en technologie die we bij de TU Delft ontwikkelen ten goede te laten komen aan de maatschappij. Het werk bij I&IC is divers en varieert van advisering op het gebied van onderzoeksfinanciering tot het opzetten van grote publiek-private samenwerkingsverbanden. Ook houden we ons bezig met de ontwikkeling van de TU Delft Campus als innovatie-ecosysteem. We stimuleren ondernemerschap, (inter)nationale samenwerking en strategische planvorming op het gebied van innovatie.
Afhankelijk van je profiel kom je werken op het gebied van onderzoeksfinanciering (zowel NL als EU), intellectueel eigendom, public affairs, corporate innovations, campusontwikkeling, projecten of innovation affairs. Het I&IC is gevestigd midden op de TU Delft Campus, het bruisende innovatie-ecosysteem dat naast de universiteit bijna 300 bedrijven, kennisinstellingen, fieldlabs, (pre-)incubators, restaurants en cafés huisvest. Een inspirerende plek waar je je dagelijks omringt met studenten, onderzoekers, ondernemers en andere innovatieve geesten; allemaal gedreven door dezelfde missie: impact for a better society.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 28—34 uur per week
  • €2693—€3636 per maand
  • MBO+
  • TUD05286

Werkgever

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Mekelweg 2, 2628 CD, Delft

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou