Het secretariaat geschiedenis van afdeling Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zoekt een enthousiaste management assistent.
Midden in de stad, in het Bushuis en Oost Indisch Huis, vind je de zeer actieve en levendige afdeling GER waaronder de vakgroepen Religiewetenschappen en Hermetica. Als management assistent vervul je een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf. Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team management assistenten..
Wat ga je doen? Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je collega’s en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de vijf andere management assistenten en maakt deel uit van het managementassistententeam van de afdeling GER.
Taken en verantwoordelijkheden: - Zelfstandig uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: behandeling inkomende e-mail, post en telefoon, het boeken van zalen en catering, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, etc.);
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;
- Organiseren en inhoudelijk notuleren van vergaderingen binnen de afdeling vergaderingen van programmateams of van capaciteitsgroepen
- Voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten;
- Ondersteuning bij sollicitaties;
- Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen).
- het organiseren van de cyclus van jaargesprekken inclusief bewaking van archivering van verslagen van jaar- en beoordelingsgesprekken;
- het ondersteunen van hoofd en assistent bedrijfsvoering bij personeelswerk en/of financiën, zoals het opstellen van aanmeldings- en mutatieformulieren of het verzamelen van gegevens voor financiële overzichten en begrotingen.