Managementassistent

Managementassistent

Geplaatst Deadline Locatie
14 mei 30 mei Leiden

Functieomschrijving

Het faculteitsbestuur van de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zoekt een

Managementassistent (0,6 – 0,8 fte)
Vacaturenummer: 14857

Heb jij een talent voor plannen, organiseren en improviseren? En krijg jij energie van werken in een dynamische omgeving waarin je met veel verschillende contacten schakelt? Wij zijn namelijk op zoek naar een enthousiaste managementassistent die aan de slag wil gaan als sparringpartner van de vicedecaan met de portefeuille onderwijs in het faculteitsbestuur.

Een werkdag als managementassistent bij ons bestuurssecretariaat is een dag vol verrassingen. Jij weet daar als geen ander een goede draai aan te geven. Met positiviteit en daadkracht zorg jij samen en in goed overleg met jouw twee collega-management assistenten voor een professionele ondersteuning van het faculteitsbestuur.

Wat zijn je hoofdtaken?
  • Het beheren van de mailbox en complexe agenda van de vicedecaan;
  • Het te woord staan van interne en externe relaties (telefonisch en face-to-face) en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon;
  • Het inplannen en voorbereiden van diverse overleggen, en het notuleren van het maandelijkse onderwijsoverleg;
  • Het verzorgen van zaalreservering en catering bij verschillende activiteiten zoals vergaderingen, ontvangsten en evenementen;
  • Begeleiden van personele zaken, zoals de planning van jaargesprekken en begeleiden van sollicitatieprocedures;
  • Ondersteuning bieden aan een of enkele afdelingshoofden;
  • Bijdragen aan de organisatie van uitdagende projecten op het gebied van onderwijs.

Wat neem je mee?
  • Je beschikt over hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie met complex agendabeheer;
  • Naast uitstekende Nederlandse taalvaardigheden heb je ook een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse taal;
  • Je bent communicatief, sociaal vaardig en hebt een goed gevoel voor wat er binnen de organisatie leeft;
  • We verwachten dat je op een proactieve en flexibele manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt afhandelen;
  • Organisatorische kwaliteiten, improvisatietalent en stressbestendigheid zijn een must.

Wat wij bieden:
  • Het betreft een functie voor 24 tot 32 uur in de week.
  • Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast aanstelling.
  • Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.072,- en maximaal € 4.103,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).
  • Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.
  • Het is uiteraard mogelijk om in goed overleg een vaste dag thuis te werken.

Ons team
Samen met twee collega-management assistenten vorm je het bestuurssecretariaat. Het secretariaat vormt samen met de ambtelijk secretaris en de bestuurssecretaris de afdeling Bestuursondersteuning. Dit betrokken en enthousiaste team is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van de leden van het faculteitsbestuur. De bestuurssecretaris is daarbij jouw leidinggevende.

Onze faculteit
De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en dertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2800 medewerkers en meer dan 6000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Diversiteit
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt en versterkt ons onderwijs en onderzoek. We streven ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien.

Informatie
Wil je eerst meer informatie over deze vacature voordat je gaat solliciteren? Neem dan contact op met de collega’s van ons secretariaat Carey Batenburg en Kim Graauw via telefoonnummer 071 527 6990 of per e-mail via secretariaatbestuurfwn@science.leidenuniv.nl.

Solliciteren
Enthousiast geworden? Wij maken graag kennis met je.
Je kunt direct solliciteren via de blauwe button op deze pagina. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 26 mei 2024 worden gericht aan Floris van Kampen, bestuurssecretaris.

Sollicitaties worden gedurende de publicatietermijn doorlopend in behandeling genomen.

Specificaties

Universiteit Leiden

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 24—32 uur per week
  • €3072—€4103 per maand
  • HBO
  • 14857

Werkgever

Universiteit Leiden

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Rapenburg 70, 2311EZ, Leiden

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit Leiden). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Solliciteer uiterlijk op 30 mei 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).