Het departement Aardwetenschappen is op zoek naar managementassistent / office-assistent (MOA). Het gaat om een dynamische functie in een wetenschappelijke, internationale en diverse omgeving. Kom jij ons team uiterlijk vanaf oktober 2024 versterken?

Wat ga je doen?
Je vervult accurate en klantgerichte ondersteuning van de wetenschappelijke en ondersteunende collega's in het departement. Zo vorm je een brugfunctie tussen de medewerkers, het departementale management, het bureau van de Faculteit, de diverse algemene diensten (HR, F&C, C&M, etc.) en eventuele externe contacten van het departement.

Het departement kent een diverse, internationale samenstelling. De medewerkers en laboratoria zijn gehuisvest op nabij elkaar gelegen locaties op het Utrecht Science Park (De Uithof). Het secretariaat van het departement is ingericht met een team bestaande uit het afdelingshoofd (departementsmanager), bedrijfsvoerders en MOA’s. Naast ondersteuning op basis van directe vragen vanuit de wetenschappers worden één of meer specifieke centrale taken bij de MOA’s ondergebracht, zoals de secretariële ondersteuning van bestuurlijke commissies of de ondersteuning bij de logistiek en administratie van studentenveldwerken. Vakanties worden indien mogelijk op elkaar afgestemd en ook bij eventuele uitval nemen de MOA’s voor elkaar waar.

De rol en taken van het MOA-team zijn dan ook van uiteenlopende aard. Daarbij mag je denken aan:

• Algemeen aanspreekpunt voor allerhande logistieke en administratieve zaken die opkomen vanuit de wetenschappers. Daarbij nieuwe (maar ook ervaren) wetenschappers wegwijs maken in de procedures van de universiteit of uitvoerend ondersteunen waar van toepassing. Veel dingen kunnen de wetenschappers zelf regelen, maar het is niet altijd direct duidelijk hoe.
• (Ondersteuning bij de) opvang en introductie van nieuwe medewerkers en gasten. Vooral in het jongere personeel (promovendi, postdocs) en in gasten zit een grote dynamiek met maandelijks nieuwe gezichten.
• Toewijzen van werkplekken aan medewerkers, studenten en gasten.
• Ondersteuning in de planning en organisatie van afspraken, teambesprekingen, lezingen, promoties, afstudeerpraatjes van studenten, maar ook grotere evenementen zoals symposia of congressen of meer sociale activiteiten.
• Je zorgt voor verslaglegging bij teambesprekingen en/of bij bredere departementale commissies.
• Je ondersteunt teamleiders bij de monitoring en bewaking van budgetten.
• Bestelling van materialen (en soms diensten) en het beheer daarvan.
• (Administratieve) ondersteuning in de planning, reservering en organisatie van individuele en/of groepsgewijze reizen, waaronder studentenveldwerken of -excursies binnen onze onderwijsprogramma’s. In beperkte gevallen is het mogelijk om ook ter plekke logistieke ondersteuning te geven.
• Ondersteuning bij de planning en bewaking van te houden functioneringsgesprekken op aangeven van teamleiders.
• (Ondersteuning bij het) onderhoud van de website in samenwerking met de afdeling Communicatie & Marketing, waaronder ook de informatievoorziening op intranet. Je draagt bij aan interne communicatie, bijvoorbeeld via de departementale nieuwsbrief en de informatieschermen.

Je bent een betrouwbare, enthousiaste en sociale spil binnen de dynamiek van departement, die geconcentreerd en nauwkeurig kan werken, met oog voor detail, gericht op het voorkomen van fouten en slordigheden, zowel in eigen als andermans werk. Tegelijkertijd heb je een flexibele en dienstverlenende instelling, want het secretariaat moet een plek zijn waar medewerkers graag binnenlopen. Nieuwe situaties, problemen en informatie neem je gemakkelijk in je op; nieuwe ervaringen worden op een effectieve manier benut. Je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Ook in tijden van piekvragen weet je efficiënt baas over je agenda te blijven.

Je hebt een grote mate van flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden. Daarmee draag je bij aan de sfeer en onderlinge verbondenheid van het departement en het management team in het bijzonder, ook wanneer het onderwerpen betreft die niet tot je eigen kernactiviteiten behoren. Je onderkent de wensen en behoeften van medewerkers en van mensen buiten het departement, zo mogelijk ook proactief, en geeft blijk van klantgericht handelen.

Verder breng je het volgende mee:

• Uiteraard ben je vaardig met de gangbare softwarepakketten (Office) en je bent in staat om ook de administratieve systemen van de universiteit je snel eigen te maken: een groot deel van onze administratieve procedures is ingericht via eigen maatwerksoftware.
• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau, waarbij (onderdelen van) een specifieke secretariële opleiding als een pre worden gezien.
• Je beschikt over minimaal 4 jaar relevante ervaring in een internationaal georiënteerde organisatie.
• Je kunt je uitstekend uitdrukken in de Nederlandse en Engelse taal. Kennis van Spaans of Frans kan een pré zijn, omdat in die taalregio’s momenteel de voornaamste gebieden voor de studentenveldwerken liggen.

Wij bieden:

• een positie (0,8 - 1,0 fte) voor één jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.618,- tot maximaal € 3.298,- bij een fulltime dienstverband (schaal 6-7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Het onderwijs en onderzoek van het departement Aardwetenschappen richt zich over de volle breedte op de werking van de Aarde (en andere planeten) en op de invloed die de mens daarop heeft. Onze aandachtsvelden variëren van het diepste binnenste van de Aarde tot processen aan het oppervlak en in de oceanen. Processen die het klimaat, de leefomgeving en de waterhuishouding beïnvloeden, van grootschalige processen als gebergtevorming en vulkanisme tot processen op de moleculaire (of nog kleinere schaal), en van processen die zich uitstrekken over miljoenen jaren tot zeer korte tijdsintervallen. We dragen bij aan antwoorden op vraagstukken in de energietransitie, in duurzaam en veilig gebruik van onze ondergrond, in de natuurlijke risico’s die de Aarde kent, etc. Het departement omvat ruim 300 medewerkers, afstudeerstudenten en gasten, waarvan circa 75 medewerkers in vaste dienst.