Office Manager Decanaat Faculteit Mechanical Engineering

Office Manager Decanaat Faculteit Mechanical Engineering

Geplaatst Deadline Locatie
10 jun 7 jul Delft
Je bent de steun en toeverlaat van onze faculteitssecretaris en ondersteunt het decanaat. Kort gezegd is dit je verantwoordelijke functie als management assistent bij de faculteit ME van de TU Delft.

Functieomschrijving

Het decanaat bestaat uit de decaan, de faculteitssecretaris en het secretariaat. Voor het secretariaat zijn we op zoek naar een ervaren management assistent voor 24 - 32 uur per week. Samen met de management assistente van de decaan vormen jullie het faculteitssecretariaat. Jouw focus ligt op het ondersteunen van de Faculteitssecretaris die tevens je leidinggevende is. Denk bijvoorbeeld aan het bewaken van processen, het voorbereiden van stukken en het opvolgen van acties van vergaderingen. Notuleren is onderdeel van je takenpakket, soms ook in het Engels. Maar je zet je ook op diverse fronten in voor de rest van de stafafdelingen en de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance. Dit is een rol waarin je uitstekend je capaciteiten en vaardigheden kunt laten zien en van toegevoegde waarde bent voor het onderwijs en onderzoek in de Faculteit.

Als management assistent van de Faculteitssecretaris beheer je proactief de (complexe) agenda. Je kan goed inschatten wat de prioriteiten zijn en hoeveel voorbereidingstijd of reistijd moet worden ingepland. Conflicterende interne- en externe afspraken los je op een professionele en doelgerichte manier op. Mails handel je zelfstandig af of je leest –vertrouwelijk– mee om te weten wat er speelt. Je bent bedreven en ervaren in het organiseren van evenementen. Tenslotte draag je zorg voor correcte en zorgvuldige archivering van in- en uitkomende stukken, brieven en e-mails. Er is veel te doen en geen dag is bij ons hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend en dus heb je alle kans om jouw veelzijdigheid in te zetten en verder te ontwikkelen.

Wat jouw functie zo leuk maakt? Vanuit de gehele faculteit komen er mensen binnenlopen, je krijg mee wat er speelt en bent een verbindende factor in het geheel.   

Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft.

Specificaties

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stevige en proactieve management assistent(e). Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit. Daarnaast neem je mee:

    • Een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding op minimaal MBO-niveau
    • Meerdere jaren ervaring als (senior) secretaresse/management assistent(e) in een vergelijkbare functie.
    • Je toont een scherp gevoel voor prioriteiten, behoudt moeiteloos het overzicht en krijgt energie van authentieke verbindingen.
    • Je hebt ruime ervaring met MS Office, en hebt gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
    • Je vindt het leuk om te blijven leren en vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie.
    • Je beheerst zowel de Nederlandse als het Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

  • De functie heeft een omvang van minimaal 24 uur en maximaal 32 uur per week (0,6 - 0,8 fte, aanwezigheid in ieder geval op woensdag).
  • Een salaris dat is gebaseerd op 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €3.072 en een maximum van €4.103 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Het gaat om een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
  • De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
  • Korting bij zorgverzekeraars.
  • Flexibele werkweek.
  • Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
  • Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
  • Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
  • Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Werkgever

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Afdeling

Faculteit Mechanical Engineering

Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit 3mE is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik  hier om naar de website van faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek & Technische Materiaalwetenschappen te gaan.

Additionele informatie

Heb je interesse? Solliciteer dan via de knop 'Solliciteer nu' en upload je CV. Wij waarderen een duidelijke motivatiebrief. We nodigen je uit om direct te solliciteren en zullen al gedurende de looptijd van de vacature in gesprek gaan met sollicitanten.

De uiterlijke sollicitatiedatum is 7 juli 2024.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Esther Bruining-Fransen, management assistent Faculteitssecretariaat, e-mail: secr-me@tudelft.nl.

Voor informatie over de selectie- en sollicitatieprocedure kun je terecht bij Giedo Kocken, HR adviseur Faculteit ME, e-mail: recruitment-me@tudelft.nl.

Let op:

  • Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 32—40 uur per week
  • €3072—€4103 per maand
  • HBO
  • TUD04501

Werkgever

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Mekelweg 2, 2628 CD, Delft

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Technische Universiteit Delft (TU Delft)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Solliciteer uiterlijk op 7 jul 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).