Officemanager

Officemanager

Geplaatst Deadline Locatie
11 jun 9 jul Leiden

Functieomschrijving

Het Centrum voor Milieuwetenschappen Leiden (CML), onderdeel van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, zoekt een enthousiaste en gedreven Officemanager om ons team te versterken.

Officemanager (1,0 fte)
Vacaturenummer 14953


Ben jij onze nieuwe Officemanager?
Het Centrum voor Milieuwetenschappen Leiden (CML), onderdeel van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, zoekt een enthousiaste en gedreven officemanager om ons team te versterken.

Wat ga je doen?
In deze veelzijdige rol ondersteun je zowel het managementteam (MT) als onze wetenschappers. Je zorgt voor een soepel onboardingproces voor nieuwe collega's en begeleidt sollicitatieprocedures. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen ons instituut en helpt collega's met uiteenlopende vragen. Organisatiesensitiviteit is essentieel, want je pikt signalen op en handelt hier discreet en professioneel naar. Voor de Operationeel Directeur ben je een belangrijke sparringpartner, bijvoorbeeld bij de huisvesting van nieuwe collega's. Hou je van een dynamische en bruisende werkomgeving? Dan is deze functie iets voor jou!

Taken en verantwoordelijkheden:
  • Complex agendabeheer en uitvoering van opdrachten van MT-leden
  • Bewaken van het onboardingproces voor nieuwe collega's
  • Personeelsadministratie, inclusief sollicitatieprocedures en aanstellingsprocessen
  • Coördineren van kantoorhuisvesting voor medewerkers
  • Begeleiden van promovendi in hun promotietraject
  • Beheren van de website, inclusief profielpagina’s en algemene content
  • Aanspreekpunt voor facilitaire zaken, zoals ICT-vragen, voorraadbeheer, bestellingen en reparaties
  • Organiseren van personeelsevenementen en ondersteunen bij projectbijeenkomsten
  • Contactpersoon voor interne en externe relaties
  • Opzetten en verbeteren van administratieve processen

Wat breng je mee?
  • Minimaal HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring
  • Kennis van informatiebeheer is een pre
  • Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • Snel kunnen inwerken in verschillende universitaire systemen (zoals HR-systeem, Lucris, Bloomreach)
  • Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen in een dynamische omgeving
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels
  • Een efficiënte, gestructureerde en accurate manier van werken
  • Goede samenwerking in teamverband
  • Sensitiviteit voor culturele verschillen binnen een internationaal instituut
  • Een proactieve werkhouding

Ons team:
Je werkt in een team van sociale en enthousiaste medewerkers met jarenlange ervaring. Wij ondersteunen wetenschappers en maken hen wegwijs binnen de universiteit. Hoewel iedereen zijn eigen taken heeft, hebben we wekelijks overleg om onze voortgang te bespreken en elkaar te helpen. We versterken elkaar met onze unieke vaardigheden en staan open voor discussie om eventuele knelpunten aan te pakken. We kijken ernaar uit om jou in ons team te verwelkomen!

Beschrijving organisatie
De focus van het instituut ligt op onderzoek en onderwijs binnen het interdisciplinaire veld van de Milieuwetenschappen. CML heeft twee afdelingen: Industrial Ecology (CML-IE) en Environmental Biology (CML-EB). Bij het CML werken meer dan 200 wetenschappers en ondersteunende staf. Verder werkt het CML samen met de TU Delft en de Erasmus Universiteit in het Leiden-Delft-Erasmus Centre for Sustainability (LDE-CfS), met Naturalis Biodiversity Centre, en met andere partners.

De faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en dertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en meer dan 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Wij bieden
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.693 en maximaal € 4.103 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7/8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof , sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Meer informatie hierover is te vinden op www.werkenbij.leidenuniv.nl. Daarnaast is er in overleg de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken.

Bij het Centrum voor Milieuwetenschappen Leiden staat persoonlijke groei hoog op de agenda. Als lid van de niet-wetenschappelijke staf heb je toegang tot diverse trainingen, cursussen en andere opleidingsmogelijkheden. Afhankelijk van je ambities zijn er ook doorgroeimogelijkheden binnen de Universiteit Leiden.

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kan er contact worden opgenomen met Milan Oostwouder, Officemanager (sollicitaties@cml.leidenuniv.nl).

Voor meer informatie over de praktische kant van deze aanstelling kan contact worden opgenomen met Jasper Williams, Financieel manager (w.j.williams@cml.leidenuniv.nl).

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Solliciteer dan via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe knop op sollicitatiepagina.

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met motivatiebrief en cv, kunnen tot en met dinsdag 9 juli 2024 worden ingezonden.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 10 juli tussen 14:00-17:00 uur en op maandag 15 juli verwachten wij de tweede ronde gesprekken te houden tussen 10:00-13:00 uur.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Specificaties

Universiteit Leiden

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • max. 36 uur per week
  • €2693—€4103 per maand
  • HBO
  • 14953

Werkgever

Universiteit Leiden

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Rapenburg 70, 2311EZ, Leiden

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit Leiden). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Solliciteer uiterlijk op 9 jul 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).