De Universiteit Utrecht vindt het belangrijk dat studenten een goede balans vinden tussen studie en ontspanning. Het team studentenwelzijn houdt zich op universitair niveau bezig met preventie en bewustwording rond dit thema, door middel van onder andere het organiseren van bijvoorbeeld trainingen, coaching en evenementen. Voor het team studentenwelzijn zijn we op zoek naar een projectmedewerker die het team voor vier of vijf dagen komt ondersteunen.

Wat ga je doen?
In deze functie werk je mee aan verschillende projecten binnen het thema studentenwelzijn. Een van de grotere initiatieven waarmee je aan de slag gaat is het organiseren van de Wellbeing Week. De Wellbeing Week biedt een of twee weken lang een dagelijks programma met verschillende (online) activiteiten in zowel het stadscentrum als op het Utrecht Science Park, om welzijn bespreekbaar te maken en studenten de tools te bieden om gezond en veerkrachtig door het (studenten)leven te gaan, of hen een steuntje in de rug te bieden als het even niet zo goed gaat. De twaalfde editie van de Wellbeing Week zal plaatsvinden van maandag 18 tot en met vrijdag 29 november 2024. Jij bent van A tot Z verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement, en werkt daarvoor samen met twee student-assistenten.

Naast de Wellbeing Week ondersteun je het projectteam met dagelijkse werkzaamheden rond het doorlopende programma Studentenwelzijn:

• Je gaat samen met twee medeorganisatoren aan de slag met het (verder) opstellen van het programma van de aankomende Wellbeing Week (je twee medeorganisatoren worden op dit moment ook geworven).
• Je bent verantwoordelijk voor alle Wellbeing Week organisatie, communicatie en promotie en het eerste contactpunt voor zowel leveranciers, deelnemende studenten en de pers.
• Je plant samen met trainers en (externe) partners doorlopende activiteiten voor wekelijkse activiteiten zoals workshops en sport mogelijkheden, houdt het aanmeldsysteem en de administratie hiervoor bij, onderhoudt contact met de trainers en maakt rapportages van ons aanbod op.
• Je helpt en denkt mee over communicatie richting studenten over welzijn, bijvoorbeeld per mail en social media. Hiervoor werk je samen met de communicatiemedewerker studentenwelzijn.
• Je draagt bij aan het bijhouden van de studentenwebsite in het kader van studentenwelzijn.
• Je ondersteunt het projectteam onder andere bij het uitvoeren van werkzaamheden rond het communicatieplan en doorlopende studentenwelzijnsprogramma.

In augustus/september zal je zo'n een tot twee dagen per week besteden aan de Wellbeing Week en de overige tijd aan bredere welzijnswerkzaamheden en andere projecten. In aanloop naar de week in november wordt dat zo'n drie dagen per week, en de week voor en de week van het event zal je fulltime aan de slag zijn met het goed laten verlopen van de week. In de weken erna loopt het urenaantal hiervoor weer af en hou je je weer meer met bredere welzijnstaken bezig. Een goed balans tussen de werkzaamheden vinden, met de Wellbeing Week aan de ene kant en de verdere projecten aan de andere kant, is belangrijk.

Hoe ziet een typische dag eruit?
Je begint je werkdag in de ochtend tussen 9:00 en 9:30. Vandaag werk je op kantoor in de Universiteitsbibliotheek op het Utrecht Science Park, waar ook al een aantal andere collega’s uit het team zijn. Na het opstarten check je eerst je e-mails en bekijk je wat er allemaal op je agenda staat voor vandaag. Je ziet dat je de planning met data voor trainingen hebt ontvangen van de trainers, en gaat nu bezig met het aanmaken van de inschrijfformulieren en het plaatsen van alle informatie op de website zodat studenten zich kunnen gaan aanmelden. Zodra dit klaar is, geef je een seintje aan de communicatiemedewerker die het mee zal nemen in de communicatieplanning. Hiervoor wordt nog gevraagd om passend beeldmateriaal uit te zoeken om de trainingen te promoten op Instagram, waar je naar op zoek gaat.

Na de lunchpauze heb je een afspraak met je medeorganisatoren van de Wellbeing Week. Tijdens dit overleg brainstormen jullie over het thema voor de volgende editie en overleggen jullie welke bestaande partners opnieuw voor het evenement worden uitgenodigd, en wat voor aanbod of organisaties er misschien nog missen. Aan het eind van deze bijeenkomst hebben jullie de taken goed verdeeld en begin je met het versturen van e-mails naar potentiële partners. Later op de dag controleer je nog de inschrijvingen voor de peer-support groepen die volgende week van start gaan, en stuur je de organisatoren de meest recente updates door. Je ontvangt ook nog een verzoek van de communicatiemedewerker om een digitale banner te ontwerpen voor de nieuwe podcastafleveringen, maar hiermee ga je morgen vanuit huis aan de slag.

Je bent representatief met veel verantwoordelijkheidsgevoel, en je werkt nauwkeurig en accuraat. Verder breng je het volgende mee:

• minimaal hbo-werk- en -denkniveau;
• een flexibele werkhouding;
• aantoonbare affiniteit met het welzijn van studenten en met studenten als doelgroep - enigszins bekend zijn met en binnen de Universiteit Utrecht is een pre;
• ervaring met de organisatie van events;
• een goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal;
• enige vaardigheid met Canva is een pre.

Wij bieden:

• een tijdelijk dienstverband voor één jaar;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Je uren zijn flexibel in te delen, je werkplek is hybride waarbij je een deel thuis en een deel op kantoor kunt werken. In de Universiteitsbibliotheek op het Utrecht Science Park als ook in het Bestuursgebouw zijn flexwerkplekken beschikbaar voor UU-medewerkers. Je krijgt een laptop van de universiteit.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) is één van de ondersteunende directies en maakt onderdeel uit van de Universitaire Bestuursdienst. De directie SO&O ondersteunt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid ten aanzien van studenten, onderwijs, onderzoek en valorisatie en is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede ondersteuning van en informatievoorziening aan studenten.

Het team Student Development bestaat uit zo'n 15 medewerkers die werken met aandacht voor de student in de subteams Skills Lab, Career Services en Studentenwelzijn. We zorgen ervoor dat de informatievoorziening en dienstverlening aan studenten goed georganiseerd is en werken daarin actief samen, ook met verschillende andere onderdelen binnen de universiteit en de faculteiten. Je zult in deze functie vooral samenwerken met de projectleider, communicatiemedewerker en welzijnstrainers studentenwelzijn, en natuurlijk jouw medeorganisatoren voor de Wellbeing Week.