Management/Office assistente gezocht voor het departement Geschiedenis en Kunstgeschiedenis (0,6 fte)

De faculteit Geesteswetenschappen zoekt een management/office assistent voor het front-office van het departement GKG. Je maakt onderdeel uit van het secretariaat van het departement dat in totaal uit 4 personen bestaat. Samen met je collega’s verricht je administratieve werkzaamheden voor de medewerkers van GKG. Voor hen en voor in- en externe gasten en bezoekers ben je het aanspreekpunt.

De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Verder werk je secuur en ben je goed in staat je eigen werk te organiseren. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Werkzaamheden:

• tentamenarchivering: het verzamelen van gegevens ten behoeve van overzichten en rapporten en (digitaal) archiveren van stukken;
• beheer mailbox toetsarchivering;
• ondersteuning onderwijsvisitaties waarbij je nauw samenwerkt met de onderwijs coördinatoren en de coördinatoren bedrijfsvoering (frequentie 1x per 3 jaar);
• logistiek ondersteunen van departementale bijeenkomsten;
• facilitaire ondersteuning: o.a. bestellen ICT-apparatuur, gereed maken nieuwe werkplekken, ondersteuning bij indeling in pand etc;
• ondersteuning bij project 'warm welkom': het ontvangen nieuwe medewerkers en ze wegwijs maken binnen het departement;
• algemene administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, MS teams, zaalreserveringen, bestellingen, archivering, vragen van medewerkers en andere frontofficewerkzaamheden.

• secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal;
• een uitstekende beheersing van het Officepakket en andere digitale systemen en toepassingen;
• werkervaring met software;
• organisatiesensitiviteit;
• een servicegerichte grondhouding en in oplossingen en kansen denkt;
• een pro-actieve houding, gericht op samenwerken en je toont eigenaarschap;
• mbo+/hbo-denk- en werkniveau;
• flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 6.000 studenten en 900 medewerkers verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen, en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.