Management/Office-assistent secretariaat OWI (0,8-1,0 fte)

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 36.000 studenten en 7.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

De Faculteit der Letteren is een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 40 masterprogramma's. Op internationaal gebied vindt er onderzoek plaats op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde.

Het betreft een vacature bij secretariaat Onderwijsinstituut (OWI) van de Faculteit der Letteren. Het Onderwijsinstituut heeft als doel en missie het bieden van optimale ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van de onderwijsprogramma’s. Die ondersteuning dient efficiënt, op niveau en servicegericht te zijn. Het primaire proces, het verzorgen van programma’s en de onderdelen door de wetenschappelijk staf, vormt daarbij de basis.

In het bijzonder gaat het om de volgende taken:

- secretarieel ondersteunen van de commissies van de betrokken opleidingen, clusterbestuur, clustercoördinator, clusterassistent en studieadviseurs
- verrichten van diverse werkzaamheden t.b.v. de onderwijsorganisatie en de kwaliteitszorg (zoals organisatie buluitreikingen, tentamenadministratie en onderwijsevaluaties)
- verwerken van gegevens t.b.v. de onderwijsadministratie
- voorbereiden, beleggen en notuleren van vergaderingen, ook in het Engels
- zelfstandig verzorgen van correspondentie, ook in het Engels
- fungeren als eerste aanspreekpunt richting medewerkers, studenten en externe relaties, ook in het Engels
- bijhouden van webpagina’s, ook in het Engels
- incidenteel organisatorisch ondersteunen van congressen en buitenlandse reizen.

- je hebt bij voorkeur een aantal jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie
- servicegerichte, klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
- in staat zijn om overzicht te houden en te prioriteren
- in staat zijn om zowel zelfstandig als in teamverband accuraat te werken in een dynamische werkomgeving
- representatief
- je neemt graag initiatief, ziet het werk liggen en pakt dit uit jezelf op
- goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels (woord en geschrift)
- kennis van en ervaring met computertoepassingen, o.a. Word, Excel en Google.

Competenties: leergierig, nauwkeurig, flexibel, plannen en organiseren, proactieve werkhouding, klantgericht, samenwerken.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van kennis en werkervaring, een salaris van minimaal € 2.420,- en maximaal € 3.026,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
- een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag van het jaarlijks bruto-inkomen
- een tijdelijk contract voor de duur van 1 jaar.

Datum van indiensttreding: 1 maart 2023