Secretarieel administratief medewerker afdeling Onderwijs en Studentzaken

Met jou in ons team secretariaat, hoeven directieleden en collega's zich geen zorgen te maken of zaken goed zijn geregeld. Jij verstaat je vak en ontzorgt de afdeling met agendabeheer, notulen, actiepunten en besluitenlijsten, het organiseren van bijeenkomsten, zalen en catering, het controleren van facturen en het aanmaken van inkoopordernummers.

Je ziet het als een uitdaging om administratieve en secretariële werkzaamheden te optimaliseren met moderne tools (zoals Microsoft Teams). Je vindt het leuk om officiële documenten en presentaties netjes vorm te geven volgens de Erasmus MC standaarden. Je organiseert bijeenkomsten voor het onderwijs en de afdeling. Daarbij houd je de touwtjes goed in handen. Je signaleert proactief richting de teamcoördinator als je verbeterkansen ziet of als de voortgang stagneert.

Je zorgt met je teamgenoten dat het secretariaat altijd goed bezet is om praktische vragen te beantwoorden en binnenkomende mails en telefoontjes af te handelen. Je haalt plezier uit afwisseling en het oppakken van uiteenlopende ondersteunende werkzaamheden in diverse overleggen, projecten en werkgroepen.

"Samenwerking, communicatie en feedback zijn belangrijke speerpunten op onze afdeling. Daar mijn steentje als secretaresse aan bijdragen, vind ik heel leuk. Ik zoek graag de verbinding zowel binnen als buiten de afdeling. Met mijn positieve instelling draag ik bij aan goede dienstverlening, daar krijg ik energie van." - Rebeca, secretaresse

Als secretarieel administratief medewerker ben je daadkrachtig, dienstverlenend en gedreven. Je bent communicatief (ook schriftelijk) en organisatorisch zeer vaardig. Ook in zakelijk schriftelijke communicatie. Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Daarnaast ben je proactief, sociaal en en betrokken. Indien het rustig is, ga je op zoek naar nieuw werk. Je hebt een positieve instelling en je houdt van dynamiek, verandering en afwisseling. Ook:

• Heb je een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Heb je ervaring als secretaresse / administratief medewerker.
• Ben je digitaal vaardig en goed thuis in MS Office. Nieuwe applicaties maak jij je snel eigen.

Een uitdagende functie binnen het grootste Universitair Medisch Centrum (UMC) van Nederland met hoge ambities op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek.

• Een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband.
• Vaste werkdagen in overleg, maar in ieder geval beschikbaar op de donderdagen en vrijdagen.
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.627,- (schaal 7) bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Een cao salarisverhoging van 4 % per 1 november 2023.
• Je kunt zowel fulltime als parttime werken. Samen bespreken we jouw inzetbaarheid op de afdeling. Een goede werk-privébalans vinden we belangrijk.
• Uitstekende secundaire voorwaarden, zoals een 13e maand die al in november uitgekeerd wordt en een persoonlijk reiskostenbudget.
• Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij nemen circa 2/3 van de maandelijkse bijdrage voor onze rekening.
• Korting bij diverse horecagelegenheden in het Erasmus MC.

En wist je dat we een eigen sportschool, fietsenmaker en gratis fysiotherapie hebben? En ga je ver op reis? Een gratis consult bij Travel Clinic is mogelijk.

Je komt te werken binnen het team secretariaat van de afdeling Onderwijs en Studentzaken. Samen met het Onderwijs Service Centrum en de Graduate School Office ondersteunen wij het (post) academisch onderwijs van het Erasmus MC met beleidsadvies, onderwijskundig advies, docentprofessionalisering, kwaliteitszorg, studieadvies, onderwijslogistiek, planning en roostering en studentenservices.

Wij werken voor de opleiding Geneeskunde, de verpleegkundige- en medische vervolgopleidingen, 6 research masters en de 'joint degree' opleidingen Klinische Technologie en Nanobiology. Daarbij zijn de Erasmus Universiteit Rotterdam, de TU Delft, het LUMC en regionale ziekenhuizen samenwerkingspartners.

Onze werksfeer is professioneel, dienstverlenend, collegiaal en ondernemend. Samenwerking, betrokkenheid, eerlijkheid en een open houding kenmerken onze teams. Onderwijs en Studentzaken is een dynamische afdeling die in transitie is en op dit moment veel verandering doormaakt. Onder meer vanwege een nieuw te starten curriculum voor de opleiding Geneeskunde waaraan veel van onze collega's een belangrijke bijdrage leveren en waaraan ook het team secretariaat ondersteuning biedt.

Er heerst een professionele, informele werksfeer met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Meedenken en bouwen aan een professionele onderwijsondersteunende organisatie waarin samenwerking en goed onderwijs voor onze zorgprofessionals in opleiding centraal staan, maakt werken bij ons leerzaam en uitdagend.