Medewerker Frontoffice (2 x 0,5 fte)

Als medewerker Frontoffice ben je het visitekaartje voor het gebouw en het cluster. De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle frontoffice-gerelateerde taken, zoals het ontvangen van gasten, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw, het fungeren als contactpersoon tijdens calamiteiten en het registreren van meldingen in het FMIS. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s van gebouwbeheer en de backoffice. Je ziet het als een uitdaging om klanten op correcte wijze te helpen.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door een gebiedsmanager frontoffice. Je werkt volgens een weekrooster op meerdere locaties. Je uren worden over meerdere dagen ingeroosterd. Je bent bereid om eventueel meer te werken bij ziekte, of om in de avonduren te werken indien dit zo uitkomt. We vragen je hierin flexibel te zijn. Het dragen van bedrijfskleding behoort bij je functie.

Taken en verantwoordelijkheden:

- het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, medewerkers en studenten
- het verstrekken van algemene informatie
- fungeren als meldpunt voor storingen, klachten, wensen en informatie en het verwerken hiervan
- het verwerken en distribueren van inkomende post
- het boeken van vergader- en/of andere ruimtes en reserveren van uitleenartikelen
- het houden van toezicht op datgene wat zich binnen je zichtveld afspeelt
- een centrale frontoffice-rol spelen bij ongevallen en calamiteiten
- het uitvoeren van licht administratieve werkzaamheden.

Binnen de Rijksuniversiteit Groningen is University Services een professionele, klantgerichte organisatie waar ruim 1250 medewerkers zich inzetten voor het leveren van een breed palet aan faciliterende, ondersteunende en adviserende diensten. Door samenwerking met andere ondersteunende afdelingen op het gebied van facilitymanagement, vastgoed en investeringen, arbo & milieu en informatietechnologie streven we naar een optimale ondersteuning van medewerkers en studenten. Enkele van onze kernwaarden zijn: klantfocus, eigenaarschap, humor, openheid van zaken, vakmanschap, transparantie en ‘voor elkaar staan’.

University Services bestaat uit vijf clusters en twee stafafdelingen die zich bezighouden met uiteenlopende werkzaamheden. Voor het cluster Campus & Community zoeken wij binnen de afdeling Facility Management cluster Zernike een medewerker frontoffice.

- je hebt minimaal mbo-niveau of 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- je bent representatief
- je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau
- je hebt een goede kennis van de gangbare computerprogramma’s
- kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem is een pré
- je kunt goed zelfstandig, in teamverband en nauwkeurig werken
- je blijft rustig en adequaat in stressvolle situaties.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en werkervaring een salaris van minimaal € 2.618,- en maximaal € 3.149,- (schaal 5 CAO Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij volledige werktijd. Het UFO-profiel Medewerker Frontoffice 3 is van toepassing. Het betreft een aanstelling voor 32 uur per week.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren volgt een dienstverband voor onbepaalde tijd.