Directie Assistent (0,8-1,0 fte)

Waarom werken bij de Rijksuniversiteit Groningen?
Omdat je bij ons een veelzijdige baan in een dynamische omgeving op een goede manier kunt combineren met je gezinsleven, hobby’s en andere vrijetijdsactiviteiten. Naast een goed salaris en flexibiliteit bieden wij een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden, zoals een vakantietoeslag en eindejaarsuitkering en niet te vergeten een aantrekkelijke pensioenregeling. Daarnaast krijg je voldoende mogelijkheden om verder te leren en je te ontwikkelen.

Waarom zoeken we jou?
Door het vertrek van een collega zijn we op zoek naar een ervaren directie assistent in het subteam Secretariaat van het Centrum voor Informatie Technologie (CIT), de IT-dienst van de Rijksuniversiteit Groningen. Jij bent iemand die op directieniveau optimale ondersteuning kan bieden en er plezier in heeft om zaken vlot en soepel te laten verlopen. Je weet je stevigheid moeiteloos te combineren met flexibiliteit.

Hier kom je te werken
Met het verzorgen van betrouwbare en innovatieve IT-ondersteuning voor de universiteit leveren we een bijdrage aan de ambities van de RUG op het gebied van onderzoek en onderwijs. Als directieassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de Algemeen Directeur van het CIT. De Algemeen Directeur is tevens Chief Information Officer van de RUG en beweegt zich in een uitgebreid netwerk binnen de RUG en daarbuiten. Denk hierbij aan contacten met andere universiteiten in en buiten Nederland, samenwerkingsorganisaties zoals SURF en Universiteiten van Nederland (UNL), ministeries, enz.. Voor de directie assistent betekent dit een uitdagende en afwisselende functie, met veel autonomie. Je maakt deel uit van het subteam Secretariaat, een klein en hecht team, met een informele werksfeer.

Dit ga je doen
- het voorbereiden, organiseren en notuleren van het wekelijkse directieoverleg en andere vergaderingen
- het agendabeheer van de Algemeen Directeur (complex, digitaal) en het plannen en organiseren van het werk op directie/managementniveau
- het plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen, binnen de RUG/het CIT en daarbuiten
- het verzorgen van (mail)correspondentie (Nederlands en Engels)
- het coördineren van de communicatie en informatie van en naar de Algemeen Directeur
- secretariële en administratieve ondersteuning en archiefwerkzaamheden (voornamelijk digitaal).

Organisatie
Het Centrum voor Informatie Technologie (CIT) is de IT-dienst van de Rijksuniversiteit Groningen. We beheren met circa 300 medewerkers de benodigde IT-faciliteiten en ondersteunende processen voor ruim 34.000 studenten en 6.500 medewerkers van de universiteit. Vanuit onze missie ‘onderwijs en onderzoek ondersteund door innovatieve en betrouwbare IT’ bieden we hoogwaardige data- en IT-oplossingen voor de RUG die tot de mondiale top van universiteiten behoort.
Om iedere dag maximaal bij te kunnen dragen aan de strategische doelstellingen van de RUG werken we op een klantgerichte wijze met 23 zelforganiserende teams in vijf domeinen: Onderwijs, Onderzoek, Organisatiesystemen, Basiswerkplekken en Infrastructuur. Daarnaast zijn er twee (organisatiebrede) ondersteunende teams: team Managementsupport en het CIO-office.

Team Managementsupport
Het team Managementsupport bestaat uit de subteams Communicatie, Financiën, Licentie- en Contractbeheer, Secretariaat en het IT-beleid. Op basis van onze kernwaarden Respect, Collegialiteit, Samen, Fun, Openheid en Commitment ondersteunen we de directie en de domeinmanagers. De ene keer in gezamenlijkheid en de andere keer per subteam. De vacature is bij het subteam Secretariaat.

Hier herken jij je in

- om succesvol te zijn in deze rol ben je stevig en proactief
- je bent taalkundig sterk in woord en geschrift (Nederlands en Engels) en goed in notuleren
- je bent een kei in het gebruik van Google Mail/Calendar/Drive en Microsoft Office
- klantgerichtheid, flexibiliteit en verantwoordelijkheid nemen zijn voor jou vanzelfsprekend
- je weet (ook onder druk) prioriteiten te stellen en je bent stressbestendig
- je bent accuraat en je vindt het fijn om mee te denken
- je hebt een positieve en collegiale houding
- je hebt ruime ervaring in een soortgelijke rol
- je bent beschikbaar op tenminste 4 en bij voorkeur 5 dagen per week van 8.30 uur tot 7.00 uur
- je beschikt over een hbo-werk- en denkniveau.

Wij bieden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten:

- een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- (schaal 7) bruto per maand
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
- de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband)
- minimaal 29 vakantiedagen met, in het geval van een fulltime dienstverband, 12 vakantiedagen extra
- een contract voor de duur van 1 jaar, dat bij een goede functievervulling na 1 jaar wordt omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd
- een goede pensioenregeling bij het ABP, het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden en goede ontwikkelmogelijkheden.

Voor deze functie wordt een Verklaring Omtrent Gedrag gevraagd.