Management/office assistant - 0.6 fte

Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen? 

We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt. 

Functieomschrijving

Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistant ben je de spin in het web. Samen met je collega management/office assistant ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoeksleiders en bijbehorende groepen: 'Computational Biology', 'Synthetic Biology', "Nanoscopy for Nanomedicine" en 'Medical Image Analysis'. Deze groepen zijn met name actief in het focusgebied 'Biomedical Imaging and Modelling'.

Samen met je collega management/office assistant heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-management/office assistant team.

Taken

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je ondersteunt de betreffende hoogleraren en de bijbehorende groepen op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het:
• Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
• Beheren van agenda's.
• Organiseren van reizen.
• Afhandelen van reserveringen.
• Verzorgen van declaraties.
• Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem.

• Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties.
• Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep.
• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega's.
• Je helpt studenten bij administratieve vragen.
• Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties.
• Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.
• Je vangt bij afwezigheid van je collega zaken op, zodat alles door kan gaan.

Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de 'go-to-person' en hiermee essentieel.

• Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresse opleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar.
• Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen.
• Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma's zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Je beschikt over 1 tot 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit,

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren - we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris van minimaal €2.793,- tot maximaal € 3.771,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 6 of 7, cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!