Management/Office-assistent, Secretariaat A, Faculteit der Letteren 0,8–1,0 fte

Bij het secretariaat A van de Faculteit Letteren zijn we op zoek naar een proactieve en leergierige management/office-assistent (MOA) die het leuk vindt om administratieve taken uit te voeren. In de functie van MOA ondersteun je de onderwijsprocessen van de Bachelor en Masteropleidingen van International Relations & International Organization (IRIO), Geschiedenis (GS), Griekse en Latijnse Talen en Culturen (GLTC), alsmede twee Research Masters, een Erasmus Mundus master en drie minoren. Wil je deel uitmaken van een dynamisch team en daarin de rol op je nemen van management/office-assistent (MOA) dan is dit je kans.

Tot je kerntaken behoren

• mailboxbeheer, afhandelen student verzoeken, agendabeheer, archivering.
• werkgroep-indelingen maken, bijhouden van overzichten.
• up-to-date houden van informatie in Ocasys.
• roosterchecks uitvoeren.
• organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen.
• organiseren van diverse bijeenkomsten zoals diploma-uitreikingen.

Op het secretariaat zijn zes mensen werkzaam. De leidinggevende van het secretariaat is de clustercoördinator. Als MOA ben je samen met je team verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de diverse onderwijs- en administratieprocessen. Het secretariaat kent een vaste agenda en jaarlijkse activiteiten en handelingen, toch is elke dag anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor. Je moet snel kunnen schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden en vragen.

Organisatie
De Faculteit der Letteren bouwt voort op een lange traditie van vier eeuwen. Onze missie is een top faculteit te zijn op het gebied van onderwijs en hoogwaardig onderzoek, met een sterke internationale oriëntatie en stevig geworteld in Noord-Nederland. De faculteit creëert en deelt kennis door middel van excellent onderwijs en hoogwaardig onderzoek. Wij leiden meer dan 5.000 Nederlandse en internationale studenten op in een moderne, brede en internationale instelling die toekomstgerichte, mondige en intellectueel onafhankelijke afgestudeerden voortbrengt.
Het onderwijsinstituut (OWI) zorgt voor een optimale ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van al het onderwijs. Daarnaast is het OWI verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg van de opleidingen. De opleidingen en wetenschappelijke staf zijn verdeeld over vijf clusters, met aan het hoofd een clusterbestuur, daarbij vanuit het OWI ondersteund door een cluster coördinator. Ter ondersteuning van de clusters zijn er 4 secretariaten. OWI zoekt een Management/Office-Assistent voor secretariaat A.

We zijn op zoek naar een nieuwe medewerker die handig is in het ondersteunen van de verschillende opleidingen en die het fijn vindt om dit in een team te doen. We zoeken iemand die sociaal is, niet bang is om vragen te stellen, nauwkeurig werkt en flexibel is.

• Je hebt minimaal mbo (of havo of vwo) werk- en denkniveau. Je hebt relevante secretariële/administratieve of andere relevante werkervaring. Een afgeronde secretariële opleiding en enige ervaring met het werken in een onderwijsinstelling zijn pluspunten.
• Je hebt een goede beheersing van het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent snel en handig met Excel, Googleapplicaties en managementinformatiesystemen.
• Je bezit persoonlijke eigenschappen die goed aansluiten bij bovenstaande functieomschrijving, zoals: zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken, proactief zijn, interculturele vaardigheden bezitten en communicatief vaardig.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten

• Een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd. Het UFO-profiel dat van toepassing is bij deze vacature is: Management/Office-assistent 3.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen.
• Een tijdelijk dienstverband voor de duur van één jaar met een werktijd omvang van 0,8-1,0 fte.

Indiensttreding: zo spoedig mogelijk