Teamleider evenementen – academische plechtigheden

Het Bureau van de Pedel is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de belangrijkste academische evenementen en plechtigheden zoals promoties, oraties en afscheidscolleges. Ook bij de grote universitaire evenementen (Opening Academisch Jaar en Dies Natalis) hebben de medewerkers van het Bureau van de Pedel een belangrijke rol.

Geen idee wat academische plechtigheden zijn of wat een pedel doet? Dat begrijpen we! Bekijk de video ter inspiratie en lees het artikel De meest gefotografeerde vrouw van de Erasmus Universiteit. Wil je graag een keer een plechtigheid bijwonen? Neem dan even contact op met het Bureau van de Pedel via pedel@eur.nl.

Functieomschrijving
Als teamleider evenementen – academische plechtigheden ben jij de spil in ons team: je geeft richting, zorgt voor samenhang en doet er samen met het team alles aan om alle plechtigheden vlekkeloos te laten verlopen, van de eerste planning tot de borrel na afloop. Jij bent de brug tussen het team en belanghebbenden binnen en buiten de universiteit. Je werkt met trots aan de belangrijkste evenementen en plechtigheden die de kern vormen van onze academische identiteit.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Coördineren van de planning, organisatie en uitvoering van academische evenementen en plechtigheden;
• Coachen van collega’s in hun dagelijkse werkzaamheden;
• Onderhouden van contacten met promovendi, hoogleraren en andere relaties;
• Aanspreekpunt voor onder meer het College van Bestuur en het College voor Promoties met betrekking tot de uitvoering van plechtigheden, ceremonies en protocol;
• Meewerken aan de dagelijkse werkzaamheden van het team, waaronder het begeleiden van promoties en oraties als pedel en het doen van administratief werk;
• Bewaken van de begroting van het Bureau van de Pedel;
• Bijhouden en actualiseren van draaiboeken en handleidingen;
• Signaleren wat er speelt in de organisatie en daar proactief op inspelen.

Wij zoeken een teamleider evenementen – academische plechtigheden die niet snel in de stress schiet maar de rust bewaart en het overzicht houdt, die snel en doortastend kan handelen als de situatie daarom vraagt en die zelf ook gewoon de handen uit de mouwen steekt. Iemand die zich in alle opzichten opstelt als aanvoerder van het team en die het team naar buiten toe representatief vertegenwoordigt.

• Minimaal mbo werk- en denkniveau;
• Ervaring als teamleider in een servicegerichte context (bijvoorbeeld in de hospitality-branche, facility management of event management);
• Goede taalvaardigheid in het Nederlands (minimaal CEFR niveau C1) en Engels (minimaal CEFR niveau B1) en bereid om eventueel een cursus te volgen;
• Minimaal 4 dagen per week flexibel beschikbaar (ook op vrijdag);
• Bereid om incidenteel buiten vaste kantoortijden te werken.

Competenties en persoonskenmerken

• Empathisch en mensgericht, ook in hectische omstandigheden;
• Nieuwsgierig en leergierig ingesteld;
• Stressbestendig en besluitvaardig;
• Aanpakkersmentaliteit;
• Bij willen dragen aan het in stand houden van tradities van de universiteit;
• Uitstekende planmatige en organisatorische vaardigheden;
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.708 en € 5.057 bruto per maand Schaal 9, conform de CAO-NU. Je hebt als vaste standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, maar op bepaalde momenten zul je ook werkzaam zijn op het Erasmus Medisch Centrum - Rotterdam.

De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
Het Bureau van de Pedel is onderdeel van de afdeling Marketing & Communications. M&C neemt het voortouw in het versterken van het merk en de reputatie van de Erasmus Universiteit als ondernemende universiteit met een sociaal hart, gericht op positieve maatschappelijk impact bij studenten, medewerkers en relevante externe stakeholders. Dit doen we samen met de faculteiten, Professional Services en nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals de Convergentie. We brengen met oog op de lange termijn strategie ons merk EUR tot leven door onze campagnes, studenten-, academische en corporate evenementen, public relations, public affairs en onze grote online platforms eur.nl (3,5 miljoen bezoekers per jaar) en corporate social media (>300.000 volgers). We werken data- en kostengedreven om de algehele efficiëntie en effectiviteit van marketing en communicatie te helpen verbeteren.

Het team bestaat uit een teamleider en 5-6 toegewijde medewerkers. De huidige teamleider gaat binnenkort met pensioen, maar zal nog beschikbaar zijn om de nieuwe teamleider in te werken.

Jouw collega’s zijn gedreven professionals die hun werk grotendeels zelfstandig kunnen uitvoeren. Er heerst een gezellige sfeer en er wordt veel gelachen, maar er wordt tegelijkertijd ook keihard gewerkt. Iedereen is zich bewust van de waarde van het werk: veel mensen maken maar één keer in hun leven een academische plechtigheid mee en dan moet alles goed gaan.