Maak jij de stap van bijvoorbeeld de gemeente, vastgoedmanagementorganisatie, bouwbedrijf of vastgoed ontwikkelaar naar Medewerker Ondersteuning bij één van de grootste vastgoedbeheerders van Amsterdam? Zoek je een uitdagende functie, waarin je samen met projectmanagers, clustermanagers en specialisten ervoor zorgt dat wij administratief op orde zijn? Dan zijn we benieuwd naar jou!
De olie die de motor soepel laat lopen Als Medewerker Afdelingsondersteuning, bij de afdeling Huisvesting in het team Vastgoedmanagement, ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je ondersteunt de afdeling door administratieve en organisatorische taken op je te nemen en speelt een belangrijke rol in het beheren en actualiseren van plannen en rapportages. Kortom, jij bent de olie die ervoor zorgt dat de motor van de afdeling Huisvesting soepel draait.
In jouw rol heb je geen secretariële taken; je vervult juist de rol vergelijkbaar met die van een officemanager. Een breed en wisselend pakket aan taken en verantwoordelijkheden die uiteenlopen van het plannen en organiseren van bijeenkomsten, het bijhouden van registratiedata van onder andere certificaten en diploma’s tot het inschrijven van medewerkers voor opleidingen en de resultaten hiervan borgen, inkopen van BHV en PBM-middelen voor de organisatie of het beheer van en overzicht over de facturatie.
Dit ga je doen Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:
- Organiseren en uitvoeren van het afdeling brede opleidingsbeleid, waaronder:
Het plannen van deelnemers, versturen van uitnodigingen, maken van presentielijsten, verzenden van reminders, regelen lokalen, aanmelden en begeleiden van docenten, beheren van het lesmateriaal, het verstrekken van diploma’s en het beheren en bijhouden van het opleidingsoverzicht voor alle opleidingsactiviteiten van medewerkers; - Organiseren en uitvoeren van het BHV-beleid, waaronder:
Het organiseren van trainingen en het bestellen van BHV-middelen volgens inkoopprocedures; - Beheren van en overzicht hebben over de facturatie & administratie, waaronder:
Het controleren van facturen, administreren en toekennen BHV van vergoedingen of de doorbelasting van no-shows; - Het operationeel ondersteunen van de teamleiders, waaronder het voorbereiden en organiseren van de kwartaalbijeenkomsten;
- Het beantwoorden van algemene vragen en het bijhouden van diverse mailboxen;
- Aanspreekpunt zijn voor de FS-organisatie op gebied van BHV en opleidingen.;
- Het beheren, bijhouden en borgen van documenten, zoals handboeken en andere publicaties.
Dit vragen we van jou Om succesvol in je rol als Medewerker Afdelingsondersteuning te zijn vraagt het van jou dat je het prettig vindt om in een omgeving te werken die groeiende is en een team dat zich ontwikkelt. Dat vraagt van jou dat je initiatief en eigenaarschap toont, meehelpt structuur te geven aan de groei van de afdeling, dat je om kunt gaan met de vrijheid om zelf met oplossingen te komen en jij een aanstekelijke energie hebt die zorgt dat jij je omgeving in beweging kan laten komen. We zoeken naar iemand die:
- Minimaal beschikt over een mbo4 werk- en denkniveau, bijvoorbeeld verkregen door een administratief/secretariële of officemanagementopleiding;
- Tenminste 2 jaar ervaring heeft met organisatie ondersteuning, het borgen van administratie taken, het houden van overzicht op het informatiebeheer en de organisatie van (interne) bijeenkomsten en/of evenementen;
- Interesse voor en/of affiniteit met vastgoed en huisvesting is een pré;
- Beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als ook schriftelijk;
- Aantoonbare ervaring met het aanbrengen en borgen van structuur in je taken en verantwoordelijken;
- Gebruik durft te maken van de vrijheid om mee te denken met processen en aanpassingen of verbetering aan te dragen dan wel uit te voeren;
- Groot denkt maar klein acteert; dat je in staat bent jouw taken en verantwoordelijk in relatie te zien tot het “grotere plaatje” en de invulling hiervan in lijn laat zijn met de afdelingsvisie;
- Beschikt over een hoge mate van digivaardigheid en bedreven is in de gebruikelijke kantoorautomatisering zoals de Microsoft Office 365 suite, Microsoft Teams en organisatie specifieke pakketten zoals SAP.
Dit bieden we jou nog meer Naast een goed salaris van minimaal € 3.218,- tot maximaal € 4.298,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou:
- Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast contract na 1 jaar;
- Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken;
- Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners in de techniek;
- De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (HvA en UvA);
- Leuke teamuitjes en activiteiten;
- Vers fruit op locatie en mogelijkheid tot het boeken van stoelmassages.
In dit team/bij deze afdeling, kom je te werken Welkom bij het team Vastgoedmanagement van de afdeling Huisvesting. Het team Vastgoedmanagement, waar deze functie gepositioneerd is, is verantwoordelijk voor vastgoedmanagementinformatie, organisatie- en procesondersteuning, verhuur en het energiebedrijf.
Met dit, in samenstelling nieuwe team, bestaande uit 10 personen, bouwen we samen aan de ontwikkeling van onze afdeling. Dit doen wij door ervoor te zorgen dat alle vastgoedmanagementinformatie accuraat, volledig en betrouwbaar wordt vastgelegd en beschikbaar is voor onze afdeling. Denk hierbij aan een As-Built-omgeving voorzien van alle tekeningen, BIM-informatie en vastgoedgegevens van onze portefeuille. We ondersteunen afdelingsprocessen met (management)informatie, administratie en procesondersteuning. En daarnaast verzorgen we de verhuur aan derden. Met het Energiebedrijf kopen en administreren we energie in voor UvA HvA, optimaliseren we het energieverbruik, verduurzamen we het vastgoed en managen we de netcongestie.
We bouwen aan een heldere route met een ambitieuze koers, we voorzien de HvA en de UvA van passend, toekomstgericht vastgoed. Samen bouwen we de werkvoorraad op, bepalen we de te leveren kwaliteit en maken we een optimale verbinding met de medewerkers van onze afdeling.
We werken verspreid over onze campussen. Daarbij zoeken we naar een balans tussen persoonlijke en online ontmoetingen, en tussen werken op locatie en thuis. Ons kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost vormt de uitvalsbasis van onze afdeling. De metro stopt daar voor de deur.
De HvA en de UvA willen een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en invalshoeken. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeelsbestand want dat maakt ons nog beter. De HvA en de UvA willen een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeelsbestand want dat maakt ons nog beter.
Is dit de baan voor jou en word jij onze nieuwe collega? Wij zijn benieuwd naar jou!
Klik boven aan op deze pagina op de knop “solliciteer” om direct te solliciteren.
Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie?
Neem dan gerust contact op met Pascal van Dyk, Recruiter, per telefoon 06-43.45.81.25 of per e-mail p.a.vandyk@uva.nl.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Gaan we niet op in.
Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.