Administratief medewerker Graduate School Science and Engineering (0,8 fte)

De Graduate School of Science and Engineering (GSSE) is verantwoordelijk voor de 1.400 promovendi van de Faculty of Science and Engineering (FSE). Binnen de GSSE is het GSSE-office verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle lopende processen voor promovendi en EngD kandidaten van de FSE. Werkzaamheden bestaan uit de toelating en registratie en het organiseren van de promotie. Het grootste gedeelte van onze promovendi komt uit het buitenland. Vanwege ziekte binnen het team zijn wij per direct op zoek naar een enthousiaste collega die ons team komt versterken.

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor de toelating en registratie van nieuwe promovendi en EngD studenten binnen de FSE. Daarnaast ondersteun je promovendi en hun begeleiders bij de verdediging van hun proefschrift. De dossiers worden elektronisch aangeleverd en moeten vervolgens in diverse administratieve systemen verwerkt worden. Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit, maar wel in nauw overleg met je collega’s en je leidinggevende binnen de GSSE. Hierbij ben jij ook de spin in het web en sta je vaak in contact met andere collega’s binnen de RUG, die bij de komst van nieuwe promovendi en EngD studenten betrokken.

Concreet ga jij je bezighouden met de volgende werkzaamheden:

- Verstrekken van de juiste informatie (e-mail en telefonisch) en contact houden met aspirant promovendi en hun supervisors afkomstig uit alle delen van de wereld.
- Uitvoeren van de aanmeldings-en toelatingsprocedure.
- Het administratief verwerken van de dossiers.
- Het voorbereiden van dossiers voor de toelatingscommissie en het bewaken van het proces.
- Het genereren van overzichten.

Dit zoeken wij:

Jij hebt ervaring met digitale administratieve processen. Jij bent accuraat, oplossingsgericht en bewaart ook in drukke tijden de rust en overzicht. Jij bent klant-betrokken en hebt geen moeite om schriftelijk en mondeling in het Engels te communiceren. Kennis van Hora Finita and Shared Services is een pre.

Dit bieden wij:

Als administratief medewerker maak jij het mogelijk dat promovendi zich welkom voelen binnen de faculteit. Jij werkt samen met een aantal collega’s binnen een fijn team. Het grootste gedeelte van de werkzaamheden vindt plaats in op het Zernikecomplex. Het is mogelijk twee dagen vanuit huis te werken.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- Afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.872 tot maximaal € 3.454 (schaal 6) bruto per maand bij volledig dienstverband.
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen.
- De aanstelling is voor 1 jaar.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk