Management- en office-assistent (MOA) Faculteitsbestuur

Werk je graag samen met collega’s om het bestuur en management binnen de faculteit optimaal te faciliteren? De faculteit Geowetenschappen zoekt een management- en office-assistent (MOA) voor de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning.

Wat ga je doen?
Je werkt binnen de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning (BBO) samen met drie collega’s, waaronder een participatiemedewerker, onder leiding van de bestuurssecretaris van de faculteit. Samen met de collega’s van team BBO bied je ondersteuning aan de decaan, twee vice-decanen, de faculteitsdirecteur, de hoofden van het faculteitsbureau, de faculteitsraad en diverse commissies en overleggen. Ieder heeft een eigen takenpakket, waarbij jullie elkaar kunnen vervangen en helpen bij werkpieken en afwezigheid.

Je hoofdtaak is het bieden van ondersteuning aan de faculteitsdirecteur en het managementteam. Je werkzaamheden bestaan bijvoorbeeld uit:

• complex agendabeheer;
• notuleren van complexe vergaderingen, waarbij zowel Nederlands als Engels wordt gesproken;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• beheren van teamsites en andere fysieke en/of cloud-omgevingen;
• administratieve ondersteuning bij oa. HR-processen
• algemene secretariële werkzaamheden als bestellingen, ontvangen bezoekers, secretariaatsmailbox, (mede) organiseren facultaire bijeenkomsten.

Jij bent een breed inzetbare en ervaren management- en office-assistent die gericht is op samenwerking. Je hebt een proactieve en positieve instelling. Je bent iemand aan wie je graag iets vraagt en bij wie je erop kunt vertrouwen dat het in orde komt. Je past goed in deze functie als je:

• beschikt over een relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving;
• gericht bent op samenwerken en daarnaast ook goed zelfstandig kunt werken, je eigen werk in plant en organiseert;
• gevoel hebt voor service en voor bestuurlijke verhoudingen en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• accuraat werkt en betrouwbaar bent;
• een goede beheersing hebt van het Nederlands en Engels;
• vaardig bent met softwarepakketten (Office-programma’s) en in staat bent om je de administratieve systemen van de universiteit snel eigen te maken;
• graag wilt leren en je persoonlijk en professioneel wilt blijven ontwikkelen;
• affiniteit hebt met de universitaire omgeving en geïnteresseerd bent in de aarde, klimaat en duurzaamheid.

• een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met, afhankelijk van functioneren, uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.218,- tot maximaal € 4.298,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.