Beleidsmedewerker(s) informatie- en archiefbeheer

Tilburg University verwerkt veel informatie, in de primaire processen rondom onderwijs en onderzoek en op het gebied van bedrijfsvoering. Deze informatie is ondergebracht in diverse informatiesystemen die moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Deze informatie op de juiste manier beschikbaar maken en archiveren is belangrijk en noodzakelijk. De ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatiebeheer gaan heel snel, en Tilburg University moet haar informatiehuishouding in lijn brengen met deze ontwikkelingen. Jij vormt hierbij de cruciale factor.

 

Jouw functie

Het betreft een functie in een vakgebied dat volop in ontwikkeling is. Om het huidige informatie- en archiefbeheer te verbeteren, is het noodzakelijk om kaders te ontwikkelen en te implementeren binnen alle organisatieonderdelen. Tilburg University (TiU) is sinds 2024 gestart met een meerjarenprogramma voor verbetering van het informatie-en archiefbeheer en heeft een nieuw team Informatie- en Archiefbeheer (IAB) geformeerd. Ter versterking van dit team zoeken we twee enthousiaste beleidsmedewerker(s) informatie- en archiefbeheer die energie krijgen van het realiseren van digitaal informatie- en archiefbeheer voor Tilburg University. Je werkt hiervoor nauw samen met je collega's binnen het team en met o.a. architecten, functioneel beheerders, privacy officers, informatiemanagers en security officers. Je zorgt voor de kaders in de vorm van richtlijnen, creëert bewustzijn en ondersteunt de organisatie als adviseur op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Je hebt vakkennis, ervaring met projectmatig werken en je weet betrokkenen inhoudelijk mee te krijgen in veranderingen. Je bent in staat om jouw kennis over te dragen en trainingen te geven.

 

Jouw werkzaamheden

• Je stelt beleid, kaders en richtlijnen op voor duurzame toegankelijkheid van informatie, inclusief de bijbehorende procedures en werkinstructies. Je ondersteunt de organisatie bij de implementatie hiervan.
• Je adviseert de organisatie op het gebied van informatiebeheer op strategisch, tactisch en, waar nodig, operationeel niveau;
• Je creëert draagvlak en bewustzijn in de organisatie voor integraal informatiebeheer en digitaal werken;
• Je bent samen met je collega’s aanspreekpunt en vraagbaak voor organisatiebrede vraagstukken m.b.t. (digitaal) informatie- en archiefbeheer. Je begeleidt hierbij de organisatie in het digitaal werken in werkprocessen en bijbehorende applicaties.
• Je zorgt voor een kwaliteits- en monitoringssysteem om te bewaken dat we de interne procedures en kaders van duurzame toegankelijkheid van informatie naleven. Je voert regie op de tijdige vernietiging van dossiers en overbrenging naar een toekomstig e-depot. Hierbij stel jij de verklaringen van vernietiging en overbrenging op.
• Je participeert als projectdeelnemer en adviseur bij projecten op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Kleine projecten coördineer je zelf.
• Je werkt mee aan de implementatie van een nieuw DMS/RMA, waarbij het model documentair structuurplan van SDU Vind (i-Navigator) als uitgangspunt dient en is aangepast aan het procesmodel van Tilburg University.
• Je adviseert eindgebruikers over de inrichting van het DMS en verzorgt trainingen.

Je hebt een aantoonbaar HBO/WO werk- en denkniveau. Je hebt ruime ervaring in het vakgebied van (documentair) informatiemanagement, met kennis van wet- en regelgeving zoals archiefwet en AVG. Het is een pré als je ervaring hebt in het onderwijsdomein en als je relevante opleidingen hebt op het gebied van DIV, informatie en archiefbeheer zoals SOD I en II, LRM, IDM of een vergelijkbare opleiding.

 

Je beschikt over een scherp analytisch vermogen en je bent bedreven in het aanpakken van uitdagingen. Je bent in staat om snel tot de kern van complexe problemen te komen en analyseert vraagstukken vanuit verschillende disciplines.

Je hebt bewezen vaardigheden in adviseren en het coördineren van diverse belangen en het overtuigen van stakeholders om gezamenlijke doelen te bereiken. Met jouw organisatiebewustzijn en vermogen om doortastend en met lef te acteren, ben je klaar om het informatie- en archiefbeheer binnen Tilburg University op een positieve manier te veranderen. Een innovatieve houding wordt hierbij zeer gewaardeerd.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Een functie op basis van 0,8 – 1,0 fte (32 – 40 uur per week).
• Een salaris van minimaal €4.728 en maximaal €6.433 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Informatiemanager 3 salarisschaal 11. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• De mogelijkheid om deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center.
• Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden).
• Medewerkers afkomstig uit het buitenland kunnen in aanmerking komen voor een belastingvrije vergoeding voor extraterritoriale kosten gelijk aan 30% van het belastbare salaris.
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV.

 

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

 

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Over Library & IT Services 

Je gaat aan de slag bij Library & IT Services (LIS), een divisie die is opgedeeld in de volgende onderdelen: Universiteitsbibliotheek, IT-dienstverlening, IT-vernieuwing, Project & Informatievoorziening (P&I) en CIO office. LIS werkt met circa 180 betrokken professionals aan het onderhouden, verbeteren en moderniseren van zowel de bibliotheek- als IT-omgeving van de gehele universiteit. We doen dit vanuit een gedegen en gedragen visie op digitalisering naar de toekomst. De Universiteitsbibliotheek biedt een stimulerende studie-omgeving en biedt wetenschappers en studenten state-of-the-art wetenschappelijke informatie. 

 

Omdat binnen Tilburg University gewerkt wordt in 3 domeinen (Onderzoek, Onderwijs, Bedrijfsvoering) wordt er integraal en nauw samenwerkt met faculteiten en andere universitaire diensten. Dit geeft focus en vereist dat je doelgericht kunt samenwerken in een keten. We streven ernaar om gezamenlijk tot de beste oplossingen te komen voor de organisatie, binnen de vastgestelde spelregels van Tilburg University. Dit dynamische proces vraagt om een flexibele mindset en lef, zodat LIS die betrouwbare dienstverlener en gesprekspartner is voor de gehele universitaire gemeenschap. 

 

Over Projecten en Informatievoorziening

Je wordt onderdeel van de afdeling P&I. Als afdeling fungeren we als brugfunctie tussen de business en IT. Zo vertalen we de wensen van de business naar concrete veranderingen in het IV/IT landschap en helpen bij de realisatie daarvan. De afdeling bestaat uit verschillende disciplines. Naast informatie- en archiefbeheer, zijn dit informatiemanagement, business analyse, functioneel beheer, procesbeheer, domeinarchitectuur en projectmanagement.