Secretaresse 0.6 fte

Ben jij een energieke, zelfstandige en proactieve secretaresse die het werk ziet, oppakt en regelt voordat iemand het vraagt? Dan zijn wij van de dienst Finance & Control (F&C) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) op zoek naar jou!

Informatie
De TU/e Campus is een bruisende en innovatieve hotspot in het hart van de Brainport Regio Eindhoven, dé plek waar studenten, onderzoekers, ondernemers en hightechbedrijven samenwerken aan oplossingen voor de maatschappelijke uitdagingen van morgen. Binnen deze dynamische omgeving levert de dienst Finance & Control een essentiële bijdrage aan goed bestuur, betrouwbare informatievoorziening en financiële dienstverlening van topkwaliteit.

Als secretaresse ben jij een spil van onze organisatie. Je ondersteunt de directeur en het managementteam (MT) met agendabeheer, communicatie en organisatie. Je regelt bijeenkomsten tot in de puntjes, bewaakt actiepunten en zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, externe relaties en het College van Bestuur. Daarnaast ondersteun je bij onder andere HR-processen, financiële administratie en interne communicatie. Jij overziet wat er speelt, denkt vooruit en neemt initiatief zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT-leden, inclusief afstemming met interne en externe partijen.
• Organiseren van vergaderingen, sollicitatiegesprekken en bijeenkomsten, inclusief voorbereiding, verslaglegging en opvolging.
• Ondersteunen bij HR-processen zoals in-, door- en uitstroom van medewerkers en administratieve procedures.
• Verwerken van financiële taken zoals het aanmaken van purchase orders en het goedkeuren van facturen.
• Coördineren van interne communicatie via intranet, Teams en nieuwsbrieven.

Je hebt een secretariële opleiding op MBO+ niveau afgerond. Je hebt ruime ervaring in een ondersteunende functie binnen een complexe organisatie. Je bent proactief, zelfstandig en oplossingsgericht: jij regelt het gewoon. Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht en schakelt soepel tussen taken en prioriteiten. Je communiceert helder, bent klantgericht en beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend, met een sterke beheersing van MS Office.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een aanstelling van in principe 0,6 fte (werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag)
• Bij de start betreft het een tijdelijk contract voor de periode van één jaar, met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd meteen daaropvolgend.
• Een maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet. De TU/e ondersteunt hybride werken; met het oog hierop wordt er een thuiswerkvergoeding van € 2,- per thuiswerkdag gegeven en een internetvergoeding van € 25,- per maand.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!