Junior Instituutsmanager

Wil je een afwisselende baan in een academische GGZ-instelling voor kinderen, jeugd en volwassenen waar je een waardevolle bijdrage kan leveren aan een organisatie in ontwikkeling en aan professionalisering? Het Leids Universitair Behandel en Expertise Centrum (LUBEC) zoekt een enthousiaste en zelfstandig opererende (junior) HR medewerker voor de hands-on ondersteuning van medewerkers en management.

Als junior Instituutsmanager ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle LUBEC gerelateerde personeelszaken. Van de werving, instroom en uitstroom tot de ontwikkeling van medewerkers: jij bent betrokken bij het gehele proces. Je schakelt eenvoudig tussen het ondersteunen en faciliteren van leidinggevenden en het zelfstandig uitvoeren van HR-taken. Met jouw aanpak zorg je ervoor dat bestaand beleid wordt geïmplementeerd en je bent proactief in het aandragen van mogelijke procesverbeteringen.
Je bent er voor zowel medewerkers als het voor het LUBEC bestuur. Je ondersteunt bij gesprekken, begeleid de oplossing van personeelsvragen en hebt een goed inzicht in wat er speelt op de werkvloer. Je geeft concrete oplossingen en voert ook de meeste administratieve HR taken nauwkeurig uit.

Naast contact met de medewerkers binnen LUBEC, heb je voor afstemming en besluitvorming regelmatig overleg met de HR adviseurs van de faculteit en met de directeuren bedrijfsvoering van de instituten Psychologie en Pedagogische Wetenschappen, waar LUBEC onderdeel van is.

Dit ga je doen
Tot je taken en verantwoordelijkheden horen onder andere:

• Onboarding van nieuwe medewerkers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor leidinggevenden en medewerkers met betrekking tot HR gerelateerde vragen, zoals (ouderschaps)verlof, ziekte en arbeidsvoorwaarden
• Coördineren van het wervingsproces: vacatures opstellen en uitzetten en alle relevante activiteiten en communicatie coördineren.
• Voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken en de administratieve opvolging daarvan
• Waar nodig, aanpassen van bestaande contracten.
• Het vertalen van personeelsbeleid van de Universiteit Leiden en de beide instituten naar LUBEC specifieke personele werkafspraken, procedures en richtlijnen.

Hier ga je werken
Het LUBEC is een specialistische GGZ-instelling met een sterke academische basis. Als onderdeel van de Universiteit Leiden – binnen de faculteit Sociale Wetenschappen en gelieerd aan de instituten Psychologie en Pedagogische Wetenschappen – verbinden wij zorg, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Wij vertalen actuele wetenschappelijke inzichten naar betere zorg en gebruiken vraagstukken uit de zorg als input voor onderzoek en innovatie. Onze academische basis komt ook tot uiting in het onderwijs: LUBEC levert een actieve bijdrage aan het opleiden van studenten, masterstagiairs, OG en GZ psychologen in opleiding en Klinisch (Neuro) Psychologen in opleiding. Ons doel is hulpverleners op te leiden tot competente professionals die op wetenschappelijk verantwoorde wijze en met zelfreflectie doordachte keuzes maken in het hulpverleningsproces.

In het LUBEC bieden wij academische specialistische diagnostiek en behandeling aan kinderen, adolescenten en volwassenen, ouders en gezinnen. Op de afdeling Jeugd zijn onze expertise gebieden: kinderen en jongeren met ernstige opvoedings-, en ontwikkelingsstagnaties die voortkomen uit angst en trauma, autisme, genetische aandoeningen en gedragsproblemen.

Meer informatie over het LUBEC is hier te vinden: www.universiteitleiden.nl/lubec

De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Dit breng je mee
We zijn op zoek naar een medewerker met een relevante HBO- of WO-opleiding in HRM, psychologie, of een vergelijkbare richting. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een HR-functie, bij voorkeur binnen de zorg en/of een academische omgeving.
Verder:

• opereer je zelfstandig en ben je in staat beslissingen te nemen binnen de kaders van bestaand beleid en regelgeving maar weet je ook om advies te vragen;
• kan je goed samenwerken met HR-collega’s buiten LUBEC;
• neem je initiatief en ben je in staat om kansen te signaleren voor verbetering van bestaande HR-processen;
• ben je communicatief sterk en weet je gemakkelijk contact te leggen met medewerkers op verschillende niveaus;
• ben je discreet, en zorgvuldig en accuraat in het uitvoeren van administratieve taken en het opstellen van documenten;
• vind je, binnen de kaders van de CAO en bestaand beleid, creatieve oplossingen voor HR-gerelateerde vraagstukken;
• weet je een werkomgeving te creëren waarin medewerkers zich gezien, gehoord en gesteund voelen;
• En: ben je enthousiast over werken met de GGZ, en de combinatie met de universiteit.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.
Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 22,8 uur per week (0.6 fte) voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal Euro 3.708,00 en maximaal Euro 5.057,00 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een ruime vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Wiesje Zikkenheiner, Portefeuillehouder Bedrijfsvoering, via w.zikkenheiner@fsw.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 4 december 2025.

De gewenste startdatum is 1 februari 2026

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid