Frontofficemedewerker

Ben jij iemand die van nature een open en gastvrije indruk maakt? Krijg je energie van contact met mensen en vind je het leuk om het visitekaartje van een bijzondere plek te zijn? Bij het Allard Pierson zorg jij ervoor dat bezoekers, collega’s en relaties zich door jouw ontvangst meteen welkom voelen. Je houdt overzicht, regelt wat nodig is en weet precies wat er speelt; van de eerste begroeting tot de laatste post van de dag! We zoeken iemand voor fulltime (38 uur) of twee parttimers (waarbij de uren verdeeld worden).

Kom bij werken bij de Bibliotheek UvA/HvA
Het Allard Pierson is het museum en kennisinstituut voor de erfgoedcollecties van de Universiteit van Amsterdam (UvA), en onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA. We beheren en tonen een van de grootste erfgoedcollecties van Europa (van archeologische objecten tot zeldzame boeken, kaarten, prenten en handschriften) en brengen daarmee verleden en heden tot leven.

Dit ga je doen
Als receptionist/frontofficemedewerker ben jij het visitekaartje van het Allard Pierson. Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers en collega’s, maar ook het eerste gezicht dat bezoekers zien en de stem die ze horen aan de telefoon. Je zorgt voor een warme, professionele en gastvrije ontvangst. Je ondersteunt collega’s en draagt bij aan een prettige, goed georganiseerde werkomgeving.

Je werkzaamheden zijn afwisselend:

• ontvangen en doorverwijzen van bezoekers;
• afhandelen van inkomende en uitgaande post en pakketten;
• bestellen van kantoorartikelen, bloemen en catering;
• reserveren en gereedmaken van vergaderruimtes;
• ondersteunen bij interne bijeenkomsten, zoals de maandaglunch;
• uitvoeren van administratieve werkzaamheden voor de afdeling development, zoals het bijhouden van adressenbestanden, verzendlijsten en het versturen van uitnodigingen of mailingen;
• verzorgen van printwerk, kleine bestellingen en andere dagelijkse kantoorondersteuning.

Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en zorgt ervoor dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen, aan de balie en daarbuiten.
Geen dag is hetzelfde. Je werkt op een plek waar cultuur, academie en publiek samenkomen en waar professionaliteit hand in hand gaat met een vriendelijke, persoonlijke sfeer.
In deze rol zie je alles, hoor je veel en draag je bij aan de dagelijkse gang van zaken in een inspirerende, levendige omgeving.

Dit vragen we
Voor deze functie zoeken we iemand die plezier haalt uit contact met mensen en energie krijgt van goed organiseren. Je bent behulpzaam, praktisch ingesteld en weet ook op drukke momenten rustig en vriendelijk te blijven.

Daarnaast heb je:

• mbo-werk- en denkniveau;
• aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol (bijvoorbeeld receptie, frontoffice, hospitality of secretariaat);
• een goede beheersing van de Nederlandse taal (Engels is een pre);
• ervaring met MS Office en bij voorkeur reserverings- of bestelsystemen;
• een servicegerichte houding, oog voor detail en gevoel voor humor.

Als receptionist/frontofficemedewerker moet je in het bezit zijn van een BHV en/of EHBO diploma of bereid zijn deze te halen.

Dit bieden we
Voor deze functie bieden we een dienstverband van 24 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.029 tot €3.623 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling, een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.
Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

In dit team ga je werken
Je werkt op het secretariaat van het Allard Pierson, samen met de managementassistent en de facilitair medewerker. Vanuit deze centrale plek in het museum aan de Oude Turfmarkt zorgen we voor een gastvrije ontvangst, goede ondersteuning van collega’s en een soepel draaiende organisatie.
Je wordt vanuit dit team functioneel aangestuurd en werkt nauw samen met verschillende afdelingen binnen het museum en de Bibliotheek UvA/HvA. Samen zorgen we ervoor dat achter de schermen alles klopt, zodat het Allard Pierson een inspirerende plek blijft voor bezoekers, onderzoekers en studenten.
Het Allard Pierson is onderdeel van de Bibliotheek UvA/HvA. De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.
Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag je motivatiebrief en cv in één pdf-bestand. (te uploaden in het verplichte veld ‘CV’).
De reactietermijn sluit op 4 januari 2026. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.
Wil je meer weten of heb je een vraag? Neem dan contact op met Marlies Becker via secretariaat-allardpierson@uva.nl en/of 06-43561987.