Medewerker Midoffice/Secretariaat bij Campus & Facilities (C&F)

Als medewerker Midoffice/ Secretariaat ben je de spil tussen de klant met een klantvraag, de afdelingen van Campus & Facilities en de leveranciers.

Informatie
Het Midoffice/ Secretariaat wordt operationeel aangestuurd door de coördinator Midoffice/ Secretariaat.

Wat ga je doen als Medewerker Midoffice/ Bedrijfsadministratie:

• Verstrekken van informatie aan klanten, studenten, medewerkers en leveranciers;
• Aannemen en registeren klantvraag in computerprogramma, vraag verhelderen en doorzetten naar de backoffice.
• Uitvoeren van het orderafhandelingsproces (inzetten en versturen offerteaanvragen/ opdrachtbrieven, uitvoeren controles orderafhandeling, samenstellen en beheren van digitaal orderdossier).
• Registratie van ontvangsten, beoordelen en doorzetten van goed te keuren facturen.
• Bewaken tijdig afhandelen van klantvragen en orders.
• Plaatsen van bestellingen via inkoopapplicatie.
• Signaleren en doen van voorstellen ten aanzien van procesverbeteringen en hier opvolging aan geven.
• Secretariële ondersteuning, als aanvulling op aanwezige managementassistenten, waaronder: agenda en mailbox beheer, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

• Je werkt planmatig en nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent een teamspeler, klant- en resultaatgerichtheid.
• Je beschikt over een opleiding op MBO werk- en denkniveau met een (financieel) bedrijfsadministratieve achtergrond en affiniteit voor techniek.
• Goede beheersing van MS-office programma’s zoals Outlook, Word en SharePoint en je vindt het leuk om de administratie in de daarvoor aanwezige computerprogramma’s (zoals Planon, Proactis en Unit4) uit te voeren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Het betreft een dienstverband voor de periode van 1 jaar via onze interne detacheringsorganisatie EuFlex. Met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische en organisatorische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling. (Indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
• Een maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Edwin Spanjaards, Manager Business Support/Quality C&F, e.w.t.spanjaards@tue.nl of +31 40 2472736 of Jolanda Wouters-Heuveling, coördinator Midoffice/Secretariaat, j.c.m.wouters.heuveling@tue.nl, telefoon +31 40 2475255.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met HR Services, e-mail: HRServices.SupportUnits@tue.nl of bel 040 247 4486.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Meer informatie over de dienst Campus & Facilities vind je hier.