Managementassistent (0,6 fte)

Ben jij een organisatorisch sterke en proactieve ondersteuner die energie krijgt van overzicht creëren, processen stroomlijnen en teams laten floreren? Vind je het leuk om als spin in het web bij te dragen aan een soepel draaiend programma, en mee te bouwen aan veranderingen die de universiteit toekomstbestendig maken? Dan zoeken wij jou: een managementassistent die het programmateam ontzorgt en zorgt dat alle logistieke en administratieve processen perfect op elkaar aansluiten.

Dit ga je doen

• Coördineert de agenda’s voor programma-overleggen en organiseert alle programmasessies, werkgroepen en bijeenkomsten (m.u.v. 1-op-1-afspraken).
• Regelt praktische zaken zoals zaalreserveringen, hybride faciliteiten en afstemming met deelnemers.
• Ondersteunt de programmamanager en projectleiders in hun dagelijkse operatie, door o.a. het verzamelen van stukken, opzetten van mapstructuren en voorbereiden van overzichtsplanningen.
• Signaleert knelpunten in logistiek en voortgang en denkt actief mee over verbeteringen.
• Organiseert bijeenkomsten zoals strategische sessies, klankbordgroepen en brede werkbijeenkomsten.
• Beheert documentatie en archivering, bewaakt versiebeheer en zorgt voor uniforme opslag.
• Notuleert waar nodig, stelt actielijsten op en zorgt voor tijdige distributie en opvolging.
• Verzorgt logistieke communicatie in uitnodigingen, memo’s en interne overzichten; stemt af met de communicatieadviseur over consistentie.
• Houdt deadlines in de gaten en ondersteunt bij het verzamelen en tijdig aanleveren van input.

Hier ga je werken
Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie. Verdere informatie over het Bestuursbureau kun je vinden op de website.

Het programma Organisatieontwikkeling werkt aan een toekomstbestendige universiteit. We ontwikkelen een effectieve organisatie die strategie, uitvoering en samenwerking duurzaam verbindt en snel kan inspelen op een veranderende wereld. Dit vraagt om een vernieuwd bestuurlijk organisatiemodel dat wendbaarheid bevordert en waarin inhoudelijke domeinen elkaar versterken, zoals beschreven in het Bestuurlijk Kompas. Binnen dit kader richten we ons op drie pijlers: de visie op organisatie en bestuur van de universiteit, de toekomst van de centrale diensten en de ontwikkeling van de onderwijslogistieke organisatie. Als managementassistent draag jij direct bij aan dit veranderprogramma door structuur en procescontinuïteit te waarborgen, zodat het team zich kan concentreren op de inhoud en we samenbouwen aan de universiteit van morgen.

Dit breng je mee

• MBO of MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare organisatorische of ondersteunende rol.
• Sterk in plannen, organiseren en werken met deadlines.
• Uitstekende beheersing van MS Office en digitaal samenwerken (bijv. Teams, SharePoint).
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt overzicht.
• Je bent proactief, dienstverlenend en weet prioriteiten goed te stellen.
• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt graag samen, maar kunt ook goed zelfstandig handelen binnen afgesproken kaders.
• Ervaring binnen een universiteit of andere complexe organisatie is een pré.
• Je bent energiek, flexibel en houdt ervan om processen soepel te laten verlopen.

Dit bieden we je

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3382 - €4484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 08);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Maaike Swart, m.j.swart@bb.leidenuniv.nl.. Solliciteren kan tot 8 januari 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid