Management Assistent Faculteitssecretaris (24-32 uur per week)

Wil jij het bestuurlijke hart van onze faculteit soepel laten draaien? In deze veelzijdige rol ondersteun je de faculteitssecretaris én het decanaat, en ben jij de verbindende kracht binnen faculteit

Functieomschrijving
Binnen het decanaat van de faculteit Mechanical Engineering werk je nauw samen met de decaan, de faculteitssecretaris en het secretariaat. Als managementassistent ondersteun je de faculteitssecretaris, die ook jouw leidinggevende is. Je vormt samen met de managementassistent van de decaan het faculteitssecretariaat: een team waarin samenwerking, discretie en overzicht centraal staan.

Je beheert proactief de complexe agenda van de faculteitssecretaris en maakt hierbij scherpe afwegingen in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd. Conflicterende interne- en externe afspraken los je effectief en klantgericht op. Ook handel je binnenkomende e-mail zelfstandig af of leest vertrouwelijk mee om goed zicht te houden op wat er speelt. Daarnaast bereid je stukken voor, bewaak je processen en volg je acties uit overleggen op. Notuleren, soms ook in het Engels, behoort eveneens tot je takenpakket.

Daarnaast ze je je in op diverse fronten voor de rest van de stafafdeling en de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance. Je organiseert bijeenkomsten en evenementen en zorgt voor een nauwkeurige archivering van documenten, besluiten en correspondentie. Geen dag is hetzelfde: het werk is dynamisch, afwisselend en biedt volop ruimte om jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden in te zetten.

Wat deze functie extra leuk maakt? Je staat midden in de faculteit. Collega’s weten je te vinden, je krijgt mee wat er speelt en je werkt dagelijks met uiteenlopende experts en teams samen. Bovendien maak je via het TU Delft-secretaressenetwerk snel kennis met andere collega’s en kun je deelnemen aan waardevolle leeractiviteiten.

Functie-eisen
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stevige en proactieve management assistent(e). Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit.

Daarnaast neem je mee:

• Een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding op minimaal MBO-niveau
• Meerdere jaren ervaring als (senior) secretaresse/management assistent(e) in een vergelijkbare functie.
• Je toont een scherp gevoel voor prioriteiten, behoudt moeiteloos het overzicht en krijgt energie van authentieke verbindingen.
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, en hebt gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je vindt het leuk om te blijven leren en vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie.
• Je beheerst zowel de Nederlandse als het Engelse taal in woord en geschrift.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Faculteit Mechanical Engineering
Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit ME is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik hier om naar de website van faculteit Mechanical Engineering te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• De functie heeft een omvang van minimaal 24 uur en maximaal 32 uur per week (0,6 - 0,8 fte, aanwezigheid in ieder geval op woensdag).
• Een salaris dat is gebaseerd op 8 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €3.382 en een maximum van €4.484 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Het gaat om een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Esther Bruining-Fransen, management assistent Faculteitssecretariaat, e-mail: recruitment-me@tudelft.nl.

Voor informatie over de selectie- en sollicitatieprocedure kun je terecht bij Giedo Kocken, HR adviseur Faculteit ME, e-mail: recruitment-me@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 25 January 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Wij waarderen een duidelijke motivatiebrief. We nodigen je uit om direct te solliciteren en zullen al gedurende de looptijd van de vacature in gesprek gaan met sollicitanten.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.