Medewerker Studentenzaken

Haal jij energie uit het beheer van uitdagende administratieve processen? Ben je daarnaast ook klantgericht en zeer accuraat? Bij de stafdienst Onderwijs, afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC), hebben we een leuke vacature voor een Medewerker Studentenzaken (28-38 uur). Klinkt dit als iets voor jou? Lees snel verder!

Dit ga je doen
In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie en advies aan studenten, docenten en collega’s. Je taken bestaan onder andere uit:

• Beantwoorden van vragen die per e-mail, telefoon of balie binnenkomen;
• Studenten en collega’s adviseren over onderwijsprocedures en regels;
• Gereedmaken van diploma’s;
• Cijferverwerking.

Hier ga je werken
De Faculteit der Rechtsgeleerdheid is gevestigd in Leiden en Den Haag en is met ruim 7000 studenten en ongeveer 600 medewerkers een van de grootste faculteiten van Nederland. De faculteit richt zich op innovatief multidisciplinair onderzoek en een steeds vernieuwend onderwijsaanbod aan de hand van maatschappelijke vraagstukken. Onze faculteit is groot genoeg om nationaal en internationaal het verschil te maken en klein genoeg om persoonlijk onderwijs te bieden. Zo leveren we dagelijks een bijdrage aan een veilige en duurzame wereld. Impact met recht! Zie voor meer informatie https://www.universiteitleiden.nl/rechtsgeleerdheid.

De onderwijsorganisatie van de faculteit is volop in ontwikkeling. Verder professionaliseren van de dienstverlening en optimalisatie en harmonisatie van onderwijs logistieke processen maken daar onderdeel van uit. In onze complexe organisatie is dat een spannend en uitdagend proces.

De afdeling Onderwijs Informatie Centrum (OIC) bestaat uit twee afdelingen die nauw samenwerken, OIC – Beheer (de afdeling van deze vacature) en OIC – Logistiek (roostering en toetssupport). Het OIC - Beheer ondersteunt en faciliteert de onderwijsorganisatie en werkt nauw samen met de andere onderwijs ondersteunende afdelingen. Het team bestaat uit medewerkers studentenzaken, drie facultair functioneel beheerders en student assistenten. Ondanks de verschillende focusgebieden per medewerker houden we elkaar goed op de hoogte. Zo hebben we wekelijks een afdelingsoverleg om elkaar te informeren over wat er speelt en bepaalde vraagstukken gezamenlijk te bespreken. We werken hoofdzakelijk op kantoor in onze eigen kantoortuin in het Kamerlingh Onnes Gebouw, gelegen in de gezellige binnenstad van Leiden. Het is een fijn team waar je wordt gestimuleerd om vragen te stellen en waar de collega’s altijd bereid zijn om elkaar te helpen of om mee te denken. In het team wordt hard en serieus gewerkt, maar er is ook zeker ruimte voor gezelligheid tussendoor.

Dit breng je mee
We zijn op zoek naar een collega die zowel in teamverband als zelfstandig kan werken en zich verantwoordelijk voelt voor het toegewezen takenpakket. Elke functie is anders dus er is in het begin extra aandacht voor inwerken. Samen kijken we naar wat je nodig hebt. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je werkt accuraat, procesmatig, georganiseerd en kunt werkbeschrijvingen nauwkeurig volgen;
• Je bent analytisch, proactief en flexibel;
• Je bent communicatief vaardig, geduldig en klantgericht maar houdt hierbij de processen en regels goed in de gaten;
• Je hebt uitstekende kennis van Excel en Word. Ervaring met uSis is een pré.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands (en voldoende Engels);
• Je hebt hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring binnen het hoger onderwijs;

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden is er uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3057 - €3985,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 07). Bij goed functioneren, uitbreiding van verantwoordelijkheden en verzwaring van taken is doorgroei naar schaal 8 mogelijk tussen €3.382,- en €4.484,- bruto per maand bij een fulltime (38) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.
Graag ontvangen we jouw motivatiebrief en cv in het Nederlands.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Marlijn Martens, afdelingshoofd OIC Logistiek, m.j.martens@law.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot 4 januari 2026. De eerste gesprekken zullen op vrijdag 9 januari 2026 plaatsvinden en de tweede gesprekken in de week erna.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid