Executive Assistant

Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die energie krijgt van het ondersteunen van senior leiders in een internationale omgeving? Dan ben jij misschien onze nieuwe Executive Assistant bij RSM BV.

Als Executive Assistant to the Managing Director bij Rotterdam School of Management B.V. (RSM BV) vervul je een centrale en veelzijdige rol in de ondersteuning van onze Managing Director en het Management Team. Je zorgt voor structuur, overzicht en duidelijkheid in een dynamische, internationale werkomgeving, waardoor het senior management effectief en met impact kan opereren.

Je werkt samen met betrokken en gedreven collega’s binnen een ambitieuze organisatie. Binnen deze functie is er volop ruimte om je rol verder vorm te geven, je professioneel te ontwikkelen en door te groeien binnen RSM BV.

Functieomschrijving
In deze functie ondersteun je de Managing Director (MD) en de leden van het Management Team (Cluster Leads) bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, coördineren en opvolgen van vergaderingen en besluitvorming, en fungeert als een betrouwbare schakel tussen interne en externe stakeholders.

Het betreft een brede en afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is. Je krijgt ruimte om de rol verder te job craften, eigen accenten te leggen en - waar passend - te specialiseren. Daarnaast werk je nauw samen met andere Executive Assistants binnen Erasmus University Rotterdam en draag je actief bij aan het verder professionaliseren van overleg- en besluitvormingsstructuren binnen RSM BV.

Betekent dit:

• Beheren van de agenda’s van de Managing Director en leden van het Management Team.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzamelen en bundelen van input en documentatie.
• Opstellen, uitwerken en verspreiden van notulen, actielijsten en besluiten.
• Coördineren van de voorbereiding van One-Tier Board vergaderingen.
• Opstellen van eenvoudige documenten en PowerPoint-presentaties voor intern en extern gebruik.
• Verzorgen van logistieke zaken: vergaderruimtes, inrichting, catering en ontvangst van gasten.
• Ondersteuning bij administratieve processen zoals digitale ondertekening (ValidSign).
• Afstemmen met andere Executive Assistenten om processen en communicatie te optimaliseren.

Om succesvol te zijn in deze functie beschik je over het volgende:

• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol op directieniveau.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Een proactieve, betrouwbare en flexibele werkhouding met gevoel voor prioriteiten.
• Uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) en tools zoals ValidSign.
• Ervaring binnen een academische of vergelijkbare professionele omgeving is een pre.
• Beschikbaarheid van 24-28 uur per week, verdeeld over meerdere dagen.

Bij voorkeur beschik je ook over:

• Ervaring met de voorbereiding en verslaglegging van bestuurs- of managementvergaderingen.
• Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden en een collegiale instelling.

Wij bieden een ambitieuze, internationale en dynamische werkomgeving, waarin wij concurreren met de beste business schools van Europa. Je wordt onderdeel van een hecht en innovatiegedreven team op een levendige universiteitscampus. Jouw ambitie en persoonlijke drive worden gewaardeerd en wij investeren actief in jouw persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat jij je goed voelt, plezier hebt in je werk en kunt groeien in je vak.

Daarnaast bieden wij:

• Een salaris tussen €3.800 - €4.400 bruto per maand op fulltime basis (excl. 8% vakantietoeslag), afhankelijk van je opleiding, kennis en werkervaring.
• 25 vakantiedagen en 12 ADV-dagen.
• Een variabele eindejaarsbonus op basis van prestaties.
• Reiskostenvergoeding, inclusief de mogelijkheid om te reizen met een NS Business Card.
• Korting op het lidmaatschap van Erasmus Sport.
• Toegang tot het online leerplatform GoodHabitz en het welzijnsplatform OpenUp.
• Regelmatig leuke personeelsactiviteiten en borrels.
• Deelname aan onze collectieve pensioenregeling, waarbij de premie volledig wordt betaald door RSM en vrijwillige eigen bijdrage mogelijk is.

Rotterdam School of Management, Erasmus University Rotterdam (RSM BV) is one of Europe’s most international and innovative business schools. Its primary focus is to develop business leaders with international careers who can become a force for positive change by carrying their innovative mindset into a sustainable future. RSM BV is privately funded and provides a first-class portfolio of MBA and executive programmes with an international team of 150 staff working from the university campus in Rotterdam.

RSM BV offers an environment where the staff is encouraged to embrace change as a challenge in helping the organisation reaching its goals and those of its students. The working atmosphere at RSM BV is informal and communication lines are short. Being an independent and commercial company within the Erasmus University, the situation of RSM BV is sometimes complex and challenging. At the same time the company itself it small enough to maintain personal contacts and be able to have an overview of what’s going on throughout the organisation. The environment is culturally diverse and very international.

RSM BV is located in a pleasant and relatively small office, based at the Erasmus University campus in Rotterdam. It’s a lively environment, with students, staff and different companies and restaurants. The office is easy to reach by public transport as well as by car.

RSM BV is an equal opportunity employer and explicitly encourages applications from candidates of all genders, ethnicities and nationalities. RSM BV values internal mobility; therefore internal candidates are strongly encouraged to apply. For more information, please visit the RSM BV website: www.rsm.nl

Would you first like to learn more about the position or about RSM BV? Please contact Ms Saskia Piercy, HR Advisor at RSM BV via recruitment@rsm.nl