Managementassistent departement Geschiedenis

Als managementassistent bij het departement Geschiedenis en Kunstgeschiedenis bij de faculteit Geesteswetenschappen is geen dag hetzelfde. Je ondersteunt de onderzoeksdirecteur en de onderzoekscoördinator bij de kwaliteitszorg voor onderzoek en promotietrajecten. Daarnaast draag je zorg voor de informatievoorziening voor de community binnen het departement.

Wat ga je doen?
Of het nu gaat om het organiseren van bijeenkomsten, het jongleren met agenda’s of het stroomlijnen van documenten in (digitale systemen) jij draait je hand er niet voor om. Je vindt het leuk om vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren en mee voor te bereiden en na afloop een besluitenlijst te maken. Verdere taken die je zult uitvoeren zijn het opstellen en uitwerken van e-mails en verslagen en brieven in zowel het Engels als in het Nederlands. Op het gebied van interne communicatie stel je nieuwsitems op en houd je de informatie bij op de website en de interne community pagina.

Als ondersteuning van de onderzoeksdirecteur ben je specifiek verantwoordelijk voor het controleren van en beantwoorden van vragen over 'PURE': het systeem waarin alle onderzoekers hun publicaties invoeren.

Je maakt onderdeel uit van een klein, gedreven secretariaatsteam met wie je samen verantwoordelijk bent voor de administratieve ondersteuning van het departement zoals: opstellen van digitale nieuwsbrieven, beheer kantoorbenodigdheden, regelen catering, bestellingen doen, verzorgen reisaanvragen en declaraties. Alle collega’s werken één dag thuis en de overige dagen op kantoor.

Deze functie biedt veel zelfstandigheid en doet een beroep op jouw probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij heb je interesse en nieuwsgierigheid voor de organisatie. Verder breng je mee:

• gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• een uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal;
• goede communicatieve vaardigheden;
• ervaring in complex agendabeheer en notuleren;
• het vermogen om te improviseren in uitdagende situaties;
• een goede beheersing van MS office en MS teams;
• flexibiliteit en proactiviteit.

• Een functie voor de duur van twee jaar (in verband met vervanging) in een prettige werkomgeving met volop ontwikkelmogelijkheden;
• een werkweek van 24 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten;
• een laptop en mobiele telefoon van de UU.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Bij interne kandidaten zal er gewerkt worden met een uitleenovereenkomst als jouw huidige leidinggevende met een uitlening akkoord gaat.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Het departement Geschiedenis en Kunstgeschiedenis is de thuisbasis van wetenschappers op het terrein van geschiedenis en kunstgeschiedenis. De onderzoekers bestuderen een breed scala aan onderwerpen. Binnen het departement is er een sterke focus op onderzoek. De medewerkers streven ernaar omvangrijke samenwerkingsverbanden aan te gaan met onderzoekers uit andere disciplines en met het publieke domein. Deze nadruk op interdisciplinair en maatschappelijk betrokken onderzoek vindt ook zijn weerslag in de hoge kwaliteit van de onderwijsprogramma's van het departement.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Neem voor meer informatie contact op met het afdelingshoofd secretariele ondersteuning Monique Clabbers m.clabbers@uu.nl.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.