Medewerker Frontoffice

Je vervult een belangrijke rol in de dagelijkse dienstverlening en draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving. Daarnaast ondersteun je het team Bestuursondersteuning en het Studiepunt bij diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden. In deze startersfunctie krijg je de kans om breed kennis te maken met de ondersteuning van onderwijs en met de bedrijfsvoering van een universiteit.

Wat ga je doen?
Je maakt deel uit van het team Bestuursondersteuning, bestaande uit twee managementassistenten, drie frontoffice medewerkers en twee coördinatoren bedrijfsvoering. Het team wordt aangestuurd door de departementsmanager. Je taken en verantwoordelijkheden bestaan uit:

• Ontvangen en wegwijs maken van bezoekers, studenten en medewerkers;
• Beheren van de algemene mailbox en het aannemen van telefoongesprekken;
• Beheren van autorisaties voor toegang tot de werkplekken, vergaderruimtes en kolf- en stilteruimtes en het reserveren van ruimtes voor bijeenkomsten;
• Beheren van autorisaties, waaronder het verstrekken van toegangen en rechten aan nieuwe medewerkers;
• Bestellen en organiseren van catering voor diverse overleggen en evenementen;
• Gebruikersbeheer van ruimtes, waaronder het toewijzen van kamers aan nieuwe medewerkers
• Het op aanvraag aanmaken van een inkooporder voor een offerte of een factuur van een leverancier;
• Het op voorraad houden en bestellen van bloemen, boeken, kantoorartikelen en relatiegeschenken;
• Mede begeleiden van een participatiemedewerker;
• Administratieve ondersteuning van het Sustainable Finance Lab, zoals wekelijks versturen van de SFL knipsels, het organiseren van de bestuurs- en ledenvergaderingen en het regelen van externe dagen/workshops

Je bent een servicegerichte en georganiseerde collega die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en doelgroepen. Daarnaast beschik je over:

• een klantgerichte, zelfstandige en nauwkeurige werkhouding;
• initiatief en goede communicatieve vaardigheden;
• inlevingsvermogen en het vermogen om prettig samen te werken;
• goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels (circa een kwart van de gebouwgebruikers is niet-Nederlandstalig);
• ervaring met Excel, MS Teams en Outlook.

• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 24 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Utrecht University School of Economics (U.S.E.) maakt deel uit van de faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie (REBO). U.S.E. wil bijdragen aan een economie waarin mensen het goed hebben door een brede kijk te hebben op welvaart en de oorzaken daarvan. We streven ernaar een internationaal gerenommeerde economische school te zijn met wetenschappelijk sterk en maatschappelijk relevant onderzoek en onderwijs. We verrijken economie met andere disciplines om problemen beter op te lossen en kansen te zien, zowel vanuit het perspectief van het bedrijfsleven als van de overheid.

Neem voor meer informatie contact op met Liina Haring via l.haring@uu.nl.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.