Project- en managementassistent (PMO)

Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail? Krijg jij energie van plannen, structureren en ondersteunen binnen complexe projecten? En wil jij bijdragen aan een positieve maatschappelijke impact in onderwijs en onderzoek? Dan is deze functie iets voor jou!

Functieomschrijving
Als Project- en managementassistent ondersteun je projectmanagers, projectleiders en het afdelingshoofd binnen de afdeling Real Estate. Je krijgt veel ruimte om de functie zelf vorm te geven en actief bij te dragen aan de verdere professionalisering van projecten en processen.

Je beweegt je soepel tussen ondersteunende en coördinerende werkzaamheden en levert maatwerk waar nodig. Zelfstandig werken, initiatief nemen en afstemming zoeken met verschillende stakeholders gaan je natuurlijk af.

Taken en verantwoordelijkheden

• Organiseren van projectbijeenkomsten, inclusief verslaglegging en archivering;
• Opstellen en onderhouden van formats en projectdocumentatie, zoals portfolio’s, statusrapportages en risico-inventarisaties;
• Signaleren en doen van (gevraagde en ongevraagde) verbetervoorstellen voor projectarchieven, projectadministratie en afdelingsprocessen;
• Ondersteunen van projectmanagers bij diverse aanbestedingstrajecten;
• Bewaken van projectplanningen, -risico’s en -budgetten op hoofdlijnen en hierover rapporteren aan het management;
• Fungeren als aanspreekpunt voor externe partijen zoals leveranciers, aannemers en adviseurs;
• Voorbereiden van overleggen (agenda’s), verzorgen van verslaglegging en actief sturen op opvolging van actiepunten;
• Agendabeheer voor het afdelingshoofd en de teamleads;
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen en bewaken van de voortgang;
• Redigeren van formele (beleids)stukken.

Jij bent iemand die structuur aanbrengt in complexiteit. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en gevoel voor samenwerking zorg je ervoor dat projecten soepel verlopen en mensen optimaal worden ondersteund. Je voelt je thuis in een dynamische, complexe organisatie en krijgt energie van verbeteren, organiseren en verbinden.

Wat breng jij mee?

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, met een relevante opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende of assisterende rol;
• Affiniteit met vastgoed en/of facilitaire zaken;
• Ervaring binnen een complexe organisatie, zoals een universiteit of (semi-)overheidsinstelling;
• Goede kennis van en ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, MS Project en SharePoint);
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk (niveau C2);
• Een proactieve, nauwkeurige en analytische werkhouding;
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om mensen op verschillende niveaus te verbinden en enthousiasmeren;
• Ambitie om jezelf continu te ontwikkelen en actief verbeteringen te signaleren en door te voeren.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is bespreekbaar. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.708 en € 5.057 bruto per maand Schaal 9, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Real Estate & Facilities (RE&F). De functie heeft een omvang van 0,8 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Real Estate & Facilities
Real Estate & Facilities (RE&F) levert in nauwe samenwerking met Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) onderliggende dienstverlening ten behoeve van Professional services de diensten onderwijsruimtes, werkplekken, wonen en campusvoorzieningen. Het bieden van (fysiek) inspirerende, juist functionerende en doelmatige huisvesting, zodat studenten, medewerkers en bezoekers op de locaties van de EUR optimaal kunnen presteren en zich thuis voelen. De dienst Real Estate & Facilities bestaat uit de afdelingen: Strategy, Real Estate, Facility Services, Procurement en Support Office.