Medewerker Front Office HR Service Center

Ben jij de gedreven HR-medewerker? En ben je op zoek naar een uitdagende en dynamische baan bij ons HR Service Center (HRSC), het kloppend hart van Tilburg University? Dan is deze vacature iets voor jou! Bij ons bieden we jou de kans om onze HR-dienstverlening mee naar een hoger niveau te tillen!

Het HR Service Center richt zich op alle administratieve en ondersteunende personele processen, zoals het voeren van de personeelsadministratie en de salarisadministratie. Ook worden administratieve werkzaamheden uitgevoerd ter ondersteuning van de overige medewerkers binnen de HR-divisie. Het HR Service Center voert het beheer van de HR-systemen: Top Desk, SuccessFactors e-Recruitment, Onboarding en Employee Central en SAP HCM Payroll. 

Het HR Service Center faciliteert medewerkers door hen in staat te stellen zoveel mogelijk plaats- en tijdonafhankelijk HR-zaken zelf digitaal te regelen. Denk daarbij aan het aanvragen van verlof, het doorgeven van een ziekmelding of het wijzigen van persoonsgegevens en het inzien van salarisstroken. Naast het aanbieden van Employee Self-Service (ESS) en het aanbieden van informatie via Intranet beantwoorden medewerkers van het HR Service Center telefonisch en per mail (eerstelijns) vragen van medewerkers en leidinggevenden op het terrein van HR, zoals toepassing van CAO en lokale HR-regelingen.  

Als Medewerker Front Office ben je het visitekaartje en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers van Tilburg University. Je werkplek is op de Front Office van het HRSC. Je werkt nauw samen met de andere medewerkers van het HRSC. Het HRSC is volop in ontwikkeling en jij draagt hier actief aan bij. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van processen en systeeminrichting, efficiënt werken en het versterken van onze dienstverlening.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Mondeling, telefonisch en per e-mail beantwoorden van eerstelijns/enkelvoudige vragen van medewerkers, leidinggevenden, sollicitanten en HR Adviseurs op het gebied van personele wijzigingen, arbeidsvoorwaarden, CAO, personele regelingen, administratieve procedures, arbeid juridische zaken, pensioenen en sociale wetgeving, loonstroken en salarisverwerking.
• Gebruikersondersteuning voor het gebruik van het Employee Self-Service systeem (My Employee Portal).  
• Ondersteuning van nieuwe medewerkers bij de Onboarding via SAP SuccessFactors
• Voorlichten en adviseren over (toepasbaarheid van) arbeidvoorwaarden, regelingen en procedures en de individuele en/of organisatorische consequenties hiervan. 
• Beargumenteerd doorverwijzen of doorzetten van (expertise)vragen naar de juiste personen of afdelingen in de organisatie.  
• Bijdragen aan het optimaliseren van de inzet van incident managementsoftware.
• Bijdragen aan innovatie zoals het inzetten van een Chatbot ter ondersteuning en beantwoording van vragen op de Front Office.

• Minimaal een MBO+ opleiding, bij voorkeur aangevuld met een PDL-opleiding Minimaal 2 jaar relevante aantoonbare ervaring binnen een vergelijkbare functie.
• Je vindt het een uitdaging om klanten op een zo goed mogelijke manier te voorzien in hun wensen en behoeften binnen de kaders van de wet- en regelgeving waar we aan gebonden zijn.
• Systematisch en accuraat te werk gaan is voor jou vanzelfsprekend, je kunt snel schakelen en weet je werkzaamheden goed te organiseren.
• Het werken met Windows Office programma’s is voor jou geen probleem en je bent handig met Excel.  
• Je bent op je best in een team dat zich kenmerkt door servicegerichtheid en collegialiteit, binnen een uitdagende en zelfstandige werkplek met ruimte voor eigen initiatief.  
• Je bent daadkrachtig, stressbestendig en ziet kansen en stelt ideeën voor.
• Je hebt ervaring in het werken met incident managementsoftware (bij voorkeur TopDesk).
• Je beschikt je over een goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, zowel in woord als geschrift. 

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Een functie op basis van 0,8-1.0 fte (32-40 uur per week).
• Een salaris van minimaal €3.382,- en maximaal €4.484,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, waarbij het maximale bedrag is gebaseerd op UFO-profiel Medewerker Personeelsbeheer 1 en salarisschaal 8 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP) voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Indien je naar het oordeel van de werkgever goed functioneert, er sprake is van voortzetting in dezelfde functie en van gelijke financiële en organisatorische omstandigheden, krijg je hierna een vast contract.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25,-.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center.
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV.

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.  

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Het HR Service Center verzorgt de personeels- en salarisadministratie voor de ruim 3000 medewerkers van Tilburg University. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor het functioneel beheer van alle HR-informatiesystemen en de juiste registratie van het personeel niet in loondienst.

Het HRSC kent een Back Office en een Front Office, welke steeds samenwerken en op dezelfde locatie gevestigd zijn. Naast de reguliere personeels- en salarisadministratie zijn binnen het HRSC ook expertteams gevormd die zich bezighouden met recruitment, buitenlandse sociale zekerheid en de Onboarding van medewerkers uit niet-EU landen

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Corine van der Velden via C.J.M.vdrVelden@tilburguniversity.edu.