Executive Assistant College van Bestuur

Tilburg University is een toonaangevende Nederlandse universiteit met een sterke focus op mens- en maatschappijwetenschappen. Wij geloven in de kracht van kennis, samenwerking en maatschappelijke impact. Het College van Bestuur (CvB) vormt de bestuurlijke top van de universiteit en is onder andere verantwoordelijk voor de strategische koers en het dagelijks bestuur. Het CvB bestaat uit drie leden. Samen geven de CvB-leden richting aan het strategisch beleid, bewaken zij de academische kwaliteit en vertegenwoordigen zij de universiteit in nationale en internationale netwerken.

Als executive assistent ben je onderdeel van een team dat de leden van het CvB gezamenlijk ondersteunt. Je primaire taak is de dagelijkse ondersteuning van de Vice Voorzitter, Wilma de Koning. Daarbij bevind je je in een unieke positie. Je bent de ondersteuning van het hoogste bestuursniveau van de universiteit (zowel op bestuurlijk vlak als persoonlijk). Je bevindt je op de plek waar visie, strategie en besluitvorming samenkomen om de toekomst van de universiteit vorm te geven. 

Jouw functie
Als executive assistant verzorg je primair de ondersteuning van de Vice Voorzitter College van Bestuur, drs. Wilma de Koning. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt organiseren van haar werkzaamheden. Je bent integer, discreet, en handelt als een diplomatieke en communicatief vaardige professional. Behalve meedenken op verschillende vlakken, denk je ook vooruit. Je levert een belangrijke bijdrage aan deze professionele verlichting van taken en bent een constante, gedreven en collegiale teamplayer. Je werkt nauw samen met de management ondersteuners van prof. dr. Wim van de Donk (Rector Magnificus/ Voorzitter), prof. dr. Antoinette de Bont (Vice Rector Magnificus) en mr. drs. Michelle Arets (Algemeen Directeur en Secretaris van de Universiteit). Samen vormen jullie een hecht team ter ondersteuning van het voltallige College van Bestuur. Jullie houden elkaar scherp, stemmen onderling beschikbaarheid en vakanties af en springen voor elkaar in als dat nodig is. 

• Je beheert en coördineert proactief de agenda van de Vice Voorzitter en zorgt dat alles strak geregeld en up-to-date is.
• Je houdt de mail bij en zorgt zo nodig voor reactie.
• Je bereidt overleggen en vergaderingen zorgvuldig voor en volgt ze actief op. Je plant meetings, stelt de agenda op, verzamelt de stukken en upload alle stukken ter voorbereiding in het digitale vergadersysteem iBabs.
• Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s en externen. Je ontvangt bezoekers voor het College van Bestuur op een representatieve manier en stelt het bezoek op hun gemak. Je zorgt voor een professionele uitstraling en hebt een scherp oog voor wat er speelt binnen en buiten de organisatie.
• Je houdt moeiteloos het overzicht en kan de rust bewaren, zelfs als het druk wordt. Je stelt de juiste prioriteiten en schakelt snel wanneer dat nodig is.
• Je stemt de werkzaamheden binnen het secretariaat goed af en zorgt dat alles soepel verloopt.
• Samen met je collega managementassistenten vorm je een hecht team. Jullie vangen elkaar op en zorgen dat het College van Bestuur altijd professioneel voor de dag komt.

Het spreekt voor zich dat deze functie een aantal kwalificaties vraagt die essentieel zijn voor het uitvoeren van je dagelijkse werkzaamheden.

We zijn op zoek naar een enthousiaste, energieke collega die service hoog in het vaandel heeft staan. Iemand die bereid is om buiten reguliere werktijden te denken en te handelen. Iemand die accuraat is, flexibel en toegankelijk. Je bent service gericht, kunt snel schakelen en bent in staat om het overzicht te behouden bij de uitvoering van verschillende taken. Specifiek vraagt de uitoefening van deze functie om een proactieve houding, alsmede inhoudelijke betrokkenheid en eigen initiatief. Je beschikt over discretie en bestuurlijke sensitiviteit: je begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie en speelt tactvol in op verschillende belangen. Tevens ben je het gezicht naar andere onderdelen binnen de universiteit en draagt dit ook actief uit; representatieve en energierijke houding als verlengstuk van het CvB. Je bent woonachtig in de omgeving Tilburg.

Aanvullende kwalificaties en competenties:

• Hbo werk-, en denkniveau, waarbij je een opleiding als management of office assistent hebt afgerond;
• Aantoonbaar minimaal 10 jaar secretariële ervaring in een bestuurlijke of academische omgeving
• Je bent zeer goed thuis in pakketten als Word, Excel, iBabs, MS Office en MS Teams.
• Je hebt een uitgesproken gevoel voor taal en je beheerst de Nederlandse en Engelse taal op C1 niveau, zowel in woord als geschrift.

Ons aanbod
Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Dienstverband van 1,0 fte (40 uur per week).
• Inschaling geschiedt conform CAO NU UFO functiehuis, Management-Office Assistant, salarisschaal 8. Een toelage kan onderdeel uitmaken van het maandsalaris. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie bij een fulltime aanstelling.
• Hybride werken met thuiswerkvergoeding (€2 p/dag) en internetvergoeding (€25 p/maand).
• Vergoeding duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Keuzemodel voor extra verlof, pensioen, fiets of personal training.
• Pensioen via ABP.
• Ruim opleidingsaanbod: persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, onderwijs, onderzoek of taalcursussen.
• Inclusieve werkcultuur: iedereen welkom, gelijke kansen.
• Groen gelegen campus met goede OV-bereikbaarheid.

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze circa 19.000 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Meer weten?

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Michelle Arets op +31 13 466 3356 of M.Arets@tilburguniversity.edu.