Management-Assistent (0.8 - 1.0 fte)

Management-Assistent (0.8 – 1.0 fte)
Ben jij een proactieve management-assistent die energie krijgt van organiseren, schakelen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je!

Dit ga je doen
Als management-assistent(e) ben jij de spil van onze secties. Je ondersteunt hoogleraren, docenten en onderzoekers in hun dagelijkse werkzaamheden. Je werkt voor twee verschillende secties: Sociale, Economische en Organisatiepsychologie en Cognitieve Psychologie.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en krijgt daardoor uiteenlopende vragen. Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om overzicht en organisatietalent. Je plant vergaderingen, je organiseert kleine en grote bijeenkomsten, boekt dienstreizen en notuleert vergaderingen (ook in het Engels). Daarnaast verzorg je de administratieve afhandeling van financiële zaken en personeelszaken. Ook kun je betrokken worden bij de organisatie van sociale activiteiten binnen een sectie.

Jouw taken omvatten onder meer:

• Verwerken van inkomende en uitgaande e-mail en post.
• Ondersteunen bij administratieve taken, zoals het bijhouden van personeelsaanstellingen, het monitoren van budgetten, het aanmaken van inkooporders en het verwerken van facturen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zowel telefonisch als persoonlijk.
• Assisteren bij projecten en initiatieven binnen een sectie.
• Nieuwe medewerkers wegwijs maken binnen een sectie.

Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Het Instituut Psychologie leidt vanuit toonaangevend gedragswetenschappelijk onderzoek en onderwijs nieuwe generaties op om bij te dragen aan de uitdagingen van onze samenleving, nu en in de toekomst. Dit gebeurt door samen te werken; zowel binnen als buiten ons instituut op het gebied van Psychologie en aanverwante onderzoeksgebieden, zowel fundamenteel als toegepast. Ook de brede bacheloropleiding en een grote diversiteit aan masterspecialisaties dragen hieraan bij. Binnen het instituut en de academische gemeenschap heerst een betrokken en gepassioneerde sfeer. De thema’s Gezondheid en Welzijn, Sociaal-cognitief-affectieve Besluitvorming, Ontwikkeling en Leren en Geavanceerde Gedragswetenschappelijke Methoden geven richting aan onderzoek en onderwijs. Het instituut vindt het belangrijk dat dit gebeurt in een veilige en inclusieve omgeving en dat er ruimte is voor nieuwe ontwikkelingen als open science, erkennen en waarderen en interdisciplinariteit, die verankerd liggen in de strategie. Het instituut met circa 5.000 studenten en 600 medewerkers, omvat het Instituutsbureau, de Afdeling Bacheloronderwijs en de 6 eenheden voor onderwijs en onderzoek: Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie, Klinische Psychologie, Cognitieve Psychologie, Ontwikkelings- en Onderwijspsychologie, Sociale en Organisatiepsychologie, en Methoden en Statistiek.

De sectie Sociale, Economische en Organisatiepsychologie (SEO) bestaat uit ruim dertig wetenschappers, ruim vijftien promovendi en een aantal gastmedewerkers. In het Kenniscentrum Psychologie en Economisch Gedrag slaat de sectie de brug tussen wetenschap en samenleving.

De sectie Cognitieve Psychologie (COG) bestaat uit ruim twintig vaste medewerkers, ruim twintig promovendi en een aantal tijdelijke medewerkers. De sectie werkt veel samen met het Leiden Institute for Brain and Cognition (LIBC) voor neurowetenschappelijk onderzoek, met dierentuinen voor vergelijkende psychologie en het Leiden Institute of Advanced Computational Studies (LIACS) op gebied van kunstmatige intelligentie.

Beide secties verzorgen onderwijs in zowel de Nederlandstalige als Engelstalige bachelor Psychologie (Nederlandstalig en Engelstalig) en verzorgen elk een track in het tweejarige research masterprogramma Psychologie. SEO verzorgt twee specialisaties en COG één specialisatie in de eenjarige master Psychologie.

Dit breng je mee

• Bij voorkeur ervaring in een universitaire werkomgeving, met een secretariële of administratieve achtergrond.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten.
• Je werkt accuraat, servicegericht, flexibel en oplossingsgericht. Ook in drukke periodes houd je overzicht en blijf je effectief werken.
• Je handelt integer en gaat discreet om met vertrouweliijke informatie.
• Een proactieve werkhouding en het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband goed te functioneren.
• Vaardigheid in het werken met MS Office en andere relevante bedrijfssoftware.

Je werkdagen worden in overleg vastgesteld. Thuiswerken is mogelijk, maar we verwachten dat je regelmatig op kantoor aanwezig bent.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32-38 uur per week voor de duur van één jaar (o.b.v. vervanging). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.
• Een salaris tussen €3382 - €4484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 08);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met een van de sectievoorzitters Guido Band, via 071-527 3998 of Wilco van Dijk via 06-43446432. Solliciteren kan tot en met 22 maart 2026, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid