Coördinator Midoffice & Secretariaat

Campus & Facilities (C&F)

Campus & Facilities beheert de volledige levenscyclus van het TU/e vastgoed: van ontwikkeling tot onderhoud, van technische installaties tot infrastructuur en facilitaire dienstverlening. Op 75 hectare en ruim 350.000 m2 aan gebouwen werk je in een omgeving die voortdurend in ontwikkeling is. Je bent omringd door engineers, onderzoekers en specialisten die hetzelfde doel delen: een campus die uitnodigt tot presteren en samenwerken. C&F is opgedeeld in drie units zijnde: Integrated Campus Strategy, Buildings & Campus site en Facility Services (+/-150 medewerkers).

Business Support is als stafafdeling verantwoordelijk voor de bedrijfsadministratieve ondersteuning van de werkzaamheden binnen C&F. Business Support bestaat uit de volgende onderdelen: Midoffice/ Secretariaat (9 medewerkers) en Informatie- en datamanagement (5 medewerkers).

Als Coördinator Midoffice & Secretariaat en Kwaliteitsmedewerk(st)er ben je verantwoordelijk voor:

• de logistieke afhandeling van klantvragen, zoals orders, storingsmeldingen, aanvraag projecten, adviesaanvragen
• het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de leidinggevende en medewerkers van C&F, zodat zij hun werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren.
• Je de rechterhand van de kwaliteitsmanager en je ontpopt je tot een echte kwaliteitsambassadeur voor C&F.

Het Midoffice & Secretariaat is daarmee de centrale schakel en aanspreekpunt voor klanten (medewerkers TU/e, Frontoffices en derden), medewerkers C&F en leveranciers.

Het team bestaat uit 4 midoffice medewerkers en 3 managementassistenten- en jij stuurt dit team inhoudelijk aan.

Wat ga je doen als Coördinator Midoffice & Secretariaat:

Als Coördinator vervul je onder andere de volgende taken:

• Het dagelijks operationeel aansturen van een team van zeven medewerker.s Dit omvat o.a. het zorgdragen van een juiste bezetting van de afdeling en het bewaken/ op peil houden van de werkinstructies en de kwaliteit van de dienstverlening.
• Voorzitten van het wekelijkse teamoverleg.
• Het mede opstellen en versturen van (concept)rapportages.
• Uitvoeren vraagverheldering en doorzetten naar de backoffices van complexere klantvragen. Hierin voor de medewerkers Midoffice en Secretariaat optreden als vraagbaak en coördinator.
• Optreden als keyuser in het orderafhandelingsproces.

Als Kwaliteit Coördinator:

• Begeleiden (als opgeleide of op te leiden LEAN GreenBelt) van verbeterteams.
• Opstellen en up to date houden van het kwaliteitshandboek en het intern (laten) auditen van C&F.
• Mede opstellen/ beheren van procesbeschrijvingen, procedures, instructies en het (laten) uitvoeren van procesverbeteringen binnen C&F.

Daarnaast werk je als Coördinator mee in het team en voer je onderstaande werkzaamheden uit:

• Het aannemen, registeren, uitvoeren vraagverheldering en door leiden van klantvragen.
• Het uitvoeren van het orderafhandelingsproces (versturen offerteaanvragen/opdrachtbrief/regiebon, uitvoeren budgetvalidatie, samenstellen orderdossier zowel fysiek als digitaal).
• Het ontvangst melden van een bestelling/order en consulteren van goedkeurders t.a.v. de order en facturatie.
• Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels).
• Het verstrekken van informatie aan klanten, medewerkers en leveranciers.
• Zorgdragen voor de planning/ organisatie van bijeenkomsten.

• Je werkt planmatig en nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent een teamspeler, klant- en resultaatgerichtheid.
• Minimaal 2 jaren ervaring in het operationeel aansturen/ coördineren van een team.
• Je beschikt over een opleiding op HBO werk- en denkniveau met een (financieel) bedrijfsadministratieve en/of secretariële achtergrond en affiniteit voor kwaliteitszorg.
• Goede beheersing van MS-office programma’s zoals Outlook, Word, Teams en SharePoint en je vindt het leuk om de administratie in de daarvoor aanwezige computerprogramma’s (zoals Planon, Proactis en Unit4) uit te voeren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in Nederlands en Engels (Cambridge English B2).

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Het betreft een dienstverband voor de periode van 1 jaar via onze interne detacheringsorganisatie EuFlex met de intentie om bij goed functioneren en ongewijzigde economische en organisatorische omstandigheden het dienstverband te verlengen of om te zetten in een vaste aanstelling (Indien al een vast contract aan de TU/e dan blijft dit gehandhaafd).
• Een maandsalaris van minimaal € 3546, - tot maximaal €5538, - bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief, voor jou én je eventuele partner.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Edwin Spanjaards, Manager Business Support/ Quality C&F, e.w.t.spanjaards@tue.nl of +31 40 2472736.

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Mai Lan Pham, Senior Recruiter, m.l.t.pham@tue.nl.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.