Het secretariaat is het centrale aanspreekpunt voor de drie hiervoor genoemde groepen binnen Education & Student Affairs, zorgt voor professionele secretariële ondersteuning en speelt een centrale rol bij de communicatie en informatievoorziening. Het secretariaat van de drie groepen heeft gezamenlijk vorm gekregen. Daarom ben je samen met collega's mede verantwoordelijk voor het goed functioneren van het secretariaat en zorg je voor een kwalitatief goede uitvoering van de verschillende taken. In het team streven we enerzijds naar een eigen specialisatie en een samenhangend pakket aan werkzaamheden, aan de andere kant willen we graag dat de secretaresses in het team elkaar ook kunnen vervangen bij ziekte en afwezigheid.

We verwachten dat deze secretaresse:

• Afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten ten behoeve van de drie hiervoor genoemde secties plant en alle praktische (regel)zaken oppakt die daarbij horen;
• Samen met de collega's de secretariaatsmailbox beheert;
• Vergaderingen en bijeenkomsten organiseert en zonodig notuleert;
• Bestellingen aanmaakt, het proces bewaakt en dit afrondt (in ProQme) en zorgt voor doorbelastingen, bestellingen, externe facturatie en betalingen (via Intercompany);
• Telefoonverkeer afhandelt, correspondentie be- en verwerkt, informatie documenteert en archiveert;
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen;
• Allerlei praktische zaken en bestellingen regelt bij indiensttreding van nieuwe collega's;
• T oezicht houdt op uitbesteed werk.

Tenslotte denk je mee over hoe zaken nog efficiënter kunnen worden georganiseerd en doe je verbetervoorstellen voor het stroomlijnen van werkprocessen.

De dynamiek en de complexiteit van de organisatie vragen van onze nieuwe collega flexibiliteit, daadkracht en uitstekende communicatieve vaardigheden, gebaseerd op een adequate opleiding en relevante werkervaring.

• Je hebt minimaal MBO 4 niveau/MHBO-secretaresse;
• Je werkt zelfstandig, maar functioneert ook prima in teamverband;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (Engels op B1-niveau);
• Je hebt relevante werkervaring, ervaring in het werken met MS-Office en bent goed op de hoogte van de gangbare administratieve systemen en procedures binnen WUR;
• Je organiseert je werk goed en houdt, ook in drukke periodes, het overzicht;
• Je hebt een professionele werkhouding, bent proactief, klantvriendelijk, integer, loyaal, accuraat en denkt in oplossingen;
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en hebt gevoel voor humor.

• De CAO-Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
• Een tijdelijk dienstverband voor een jaar met een omvang van 0,8 tot 1.0 fte met de mogelijkheid van een dienstverband voor onbepaalde tijd bij goed functioneren en volledige functie-uitoefening. De functie is ingedeeld in het Hay profiel secretaresse 3 (schaal 6), waarbij een salaris hoort van maximaal € 2770,- bruto per maand bij een volledige werkweek. Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Wageningen University beschikt over een goed pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Een prettige en dynamische werkomgeving.

Wageningen University & Research

Binnen Wageningen UR is 'Education and Student Affairs' de centrale afdeling die zowel strategische, beleidsmatige, uitvoerende als ondersteunende taken heeft op het gebied van onderwijs. De afdeling matcht vraag en aanbod van onderwijs, is verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van het onderwijs en ontwikkelt en implementeert onderwijsbeleid. Naast geaccrediteerde onderwijsprogramma's ontwikkelt de afdeling een aanbod aan online onderwijs. De afdeling coördineert en faciliteert de voorbereiding en uitvoering van cruciale processen als accreditaties, visitaties en andere kwaliteitsaudits gericht op het onderwijs van Wageningen UR. De afdeling levert tenslotte diensten aan (potentiële) studenten en docenten van WU en ondersteunt de uitvoering van het onderwijs.

De afdeling 'Education and Student Affairs' bestaat uit 7 secties, namelijk (1) NVAO-geaccrediteerde programma's, (2) Open en Online onderwijs, (3) Wageningen Academy, (4) Quality and Strategic Information, (5) Student Service Centre, (6) Education Support Centre en (7) een groep medewerkers die de directeur / Dean of Education en de Manager 'Education and Student Affairs' ondersteunen. De afdeling omvat in totaal circa 200 medewerkers.

WUR
De missie van Wageningen University & Research is 'To explore the potential of nature to improve the quality of life'. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving.

Met ongeveer 30 vestigingen, 5.000 medewerkers en 10.000 studenten behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Kijk voor meer informatie over werken bij Wageningen University & Research op de speciale werken bij pagina's.