Je ondersteunt de Universiteitsraad in haar rol als medezeggenschapsorgaan binnen de universitaire organisatie. Je speelt daarbij een centrale rol in het proces van informatie en coördinatie in het bestuurlijke circuit. Vooruitdenken en proactief handelen is daarbij van groot belang. Er komt een groot aantal interessante onderwerpen aan bod die van belang zijn voor de universiteit, zoals het strategisch plan, de begroting, de jaarplannen, de jaarverslagen, de verkiezingen, de planvorming van de faculteiten en de onderwijsregelingen.

Kun jij goed notuleren en beleef jij er plezier aan om je verslag taalkundig en inhoudelijk piekfijn in orde aan te leveren, zodat het ook echt een juiste weergave van de vergadering en de genomen besluiten is? En heb je daarnaast ook nog ondersteunende kwaliteiten? Als je het een uitdaging vindt om het bestuurlijke proces soepel en secuur te laten verlopen, in nauwe samenwerking met de voorzitter van de Universiteitsraad en de bestuurssecretaris van het College van Bestuur, dan zoeken wij jou! In deze functie beslaat het notuleren en uitwerken van de notulen ca. 50% van de werkzaamheden. Eenmaal per maand (met uitzondering van juli en augustus) notuleer je de ene week commissies (donderdag vergaderingen, vrijdag en maandag notulen uitwerken) en de week erop de Universiteitsraad (donderdag vergadering, vrijdag en de week erna notulen uitwerken). Daarnaast zijn er nog incidenteel afspraken en vergaderingen. De overige tijd kun je flexibel indelen.

Onze nieuwe collega is een enthousiaste, proactieve griffier die gemakkelijk verbindingen legt en die toegankelijk is. Uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels zijn daarbij vanzelfsprekend. Je moet gevoel hebben voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

De belangrijkste taken in deze functie zijn:

• inhoudelijke voorbereiding van de vergaderingen (agendering, samenstelling, controle, planning e.d.) in overleg met de voorzitter en bestuurssecretaris
• verantwoordelijkheid voor verslaglegging van de vergaderingen van drie commissies en de Universiteitsraad (ca. 50% van de functie) en monitoren van acties
• bewaken van de kwaliteit van de informatievoorziening
• organiseren vergaderlogistiek en -faciliteiten
• organiseren scholing nieuwe leden Universiteitsraad
• overige organisatorische ondersteuning op verzoek.

Heb jij of ben jij:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau en ruime ervaring in een soortgelijke functie of met secretariële en administratieve werkzaamheden
• kennis van en ruime ervaring met Officeprogramma’s (Word, Excel) en digitale vergadertechnieken
• ruime ervaring met en plezier in notuleren in zowel het Nederlands en het Engels
• een dienstverlenende, flexibele en initiatiefrijke collega
• gestructureerd en nauwkeurig en bovendien goed in zelfstandig werken
• goed in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• ervaring met bestuursrecht is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring een salaris van minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- (schaal 8) bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een tijdelijke aanstelling van 0.6 fte voor de periode van een jaar. Na een jaar wordt bekeken of het dienstverband omgezet kan worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Bureau van de Universiteit

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) verzorgt kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek, is internationaal georiënteerd, honoreert verschillen in ambities en talenten, werkt actief en intensief samen met bedrijfsleven, overheden en burgers, en behoort tot de top van Europese universiteiten.

Voor de gehele universiteit is de afdeling Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken (ABJZ) binnen het Bureau van de Universiteit onder meer belast met:

• beleid op het gebied van de universitaire bestuursorganisatie
• taken in verband met relevante onderwijs wet- en regelgeving en het daarmee samenhangende beleid (nationaal/internationaal)
• de behandeling van privaatrechtelijke aangelegenheden
• het opstellen en/of beoordelen van overeenkomsten voor door derden gefinancierd onderzoek (publiek/privaat)
• het oplossen van overige juridische en/of bestuurlijke vraagstukken.

Bij de afdeling ABJZ is een vacature ontstaan voor een griffier voor de Universiteitsraad.